PROFESSIONELLES PROJEKTMANAGEMENT- ZÜNDENDE IDEEN

Wer erfolgreich Projekte durchführen will, braucht Werkzeuge zur Ideenfindung und Problemlösung. Projektleiter haben damit zum einen die Möglichkeit, auch bei abstrakten Aufgabenstellungen gute Ideen zu finden. Zum anderen hilft ihnen die professionelle Kommunikation, angemessen zu reagieren und die Ursachen für Konflikte festzustellen. Es gibt eine ganze Reihe von Werkzeugen und Hilfsmitteln zur Ideenfindung. Das Brainstorming etwa ist eine informelle Arbeitsweise, die das kreative Potenzial einer Gruppe durch freie Ideenassoziation anzapft: Die Idee eines Gruppenmitglieds löst bei anderen Gruppenmitgliedern Assoziationen und neue Ideen aus. Ein anderes Hilfsmittel ist die Mind-Map-Methode, die durch eine Kombination von Bildern, grafischen Elementen (Linien, Boxen) und Schlagwörtern dafür sorgt, dass die Verbindungen zwischen den unterschiedlichen Aspekten der Ideensammlung für jeden klar ersichtlich sind. Diese Methoden kommen in vielen Bereichen zur Anwendung – bei der Analyse und Bewertung von Organisations- und Führungsstrategien ebenso wie bei der Vermittlung von Wegen zur Lösung von Führungsaufgaben oder beim Training in der Unternehmens- und Mitarbeiterführung.

Prozesse ganzheitlich sehen

Jeder Mensch hat sein eigenes bevorzugtes Wahrnehmungssystem. Der eine liest gern Berichte, bevorzugt also das Auge, der andere telefoniert gern, ist also stärker auditiv orientiert. Der Projektleiter muss dies herausfinden, um die Mitarbeiter „dort abzuholen, wo sie stehen." Der Projektleiter ist immer auch der Moderator des Teams. Er hat jedoch selten eine spezielle Ausbildung dafür, deshalb kommt es in der Anwendung der Kreativitätsmethoden häufig zu Problemen. Beispielsweise gelingt es oft nur unvollständig, die Ergebnisse einer Brainstorming-Sitzung zu entwirren, besonders wenn bereits einige Zeit seit der Sitzung verstrichen und die logische Weiterentwicklung der Ideen nicht mehr klar nachvollziehbar ist. Entscheidend ist deshalb die richtige Planung. Planung bedeutet nicht nur die Bestimmung von Terminen und Stichtagen. Sie erfordert vielmehr die Fähigkeit, einen Prozess als Ganzes zu überdenken, um das Zusammenspiel der einzelnen Gedanken zu erkennen und die Prioritäten so zu setzen, dass erstrangige von zweitrangigen Aktivitäten getrennt werden.

Vom problemorientierten „Weg von“ zum lösungsorientierten „Hin zu“

Überall, wo Menschen in enger Beziehung zueinander stehen, gibt es Konflikte, die, wenn sie nicht bewältigt werden, einen Teil unserer verfügbaren Energie blockieren. Die professionelle Kommunikation ermöglicht es, die Verhaltensweisen und Signale des Partners richtig wahrzunehmen, um angemessen reagieren zu können und die eigentliche Ursache des Konflikts festzustellen. In Konfliktsituationen ist das Herausfinden der Ursache meist ein wesentlicher Schritt in Richtung auf die Lösung. Es geht darum, den Gesprächspartner dabei zu unterstützen, von einem problemorientierten „Weg von“ zu einem lösungsorientierten „Hin zu“ zu gelangen. Das genaue Hinterfragen hilft dabei, Konfliktherde aufzuspüren und zu entschärfen.

Kommunikation

Schließlich ist im Umgang mit Menschen sehr wichtig, was gesagt wird. Formulierungen machen deutlich, wie der Einzelne zu etwas steht. Denn ein Zehntel der Kommunikation findet über das gesprochene Wort statt, der Rest erfolgt über die nonverbalen Inhalte der Kommunikation. Das Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun gibt einen Einblick, wie unsere Aussagen beim Gegenüber ankommen. Es gelten immer die vier Seiten einer Nachricht: Sachinhalt, Selbstoffenbarung, Beziehung und Appell.

Ziele definieren

Im Projekt ist es das wichtigste, das Ziel richtig zu definieren. Das ist nicht nur zu Beginn so. So ist es bei Störungen während des Projektverlaufs wesentlich, die Ursache zu finden und zu bearbeiten. Eine Fragetechnik nach dem eigentlichen Ziel hilft dabei. Die Zieldefinition ist dann erfolgreich, wenn die inneren Widerstände völlig ausgeräumt sind. Das ist am ehesten möglich, wenn der Zielzustand möglichst mit allen fünf Sinnen – Sehen, Hören, Fühlen, Riechen und Schmecken – beschrieben und angesprochen wird. Wenn sich das Ziel während der Diskussion konkretisiert, geht dies meist mit einer Zunahme der Zufriedenheit des Gegenübers einher. Dies wird in seinem Körperausdruck sichtbar. Der Fragende fördert diesen Prozess, indem er dem Gegenüber hilft, sein Ziel immer genauer zu formulieren. Veränderungen des Ziels sind im Verlauf dieses Prozesses erwünscht, denn der Prozess dauert so lange, bis das Ziel für den Teilnehmer stimmig und in einigen speziellen oder allen Situationen ohne Einschränkung durchführbar ist. Dann können die Fähigkeiten, die für diesen Zielzustand besonders vorteilhaft sind, aktiviert werden und es kann eine Brücke in die Zukunft geschlagen werden.