TECHNISCHES COACHING VON A- Z
Prof. Dr.- Ing. Annette Kunow ist seit 1988 Professorin für Mechatronik und Maschinenbau an der Hochschule Bochum und Unternehmerin und arbeitet seit 1994 als Coach.
Technisches Coaching ist Coaching mit technischem Background und will
sich im Begriff von dem psychologischen Coaching abgrenzen.
Das kann entweder das Coaching einer Arbeitsgruppe in schwierigen Unternehmenssituationen sein oder das Coaching von Einzelpersonen einem neuen oder veränderten Umfeld. Hier stellt sie Ihnen ihr gebündeltes Know- How zur Verfügung!
S - wie Sitzung ... Wie werden Sitzungen erfolgreich?
Sitzungen oder Besprechungen sind ein sehr wichtiger Bestandteil der
Arbeit eines Vorgesetzten. Sie
beanspruchen bis zu 20 % seiner Zeit.
Sie sind aber auch ein wichtiges Werkzeug, um den Erfolg eines
Projektes zu erreichen, zum Beispiel,
indem frühzeitig Konflikte beigelegt werden.
Ganz wichtig ist bei Besprechungen das Miteinander, wenn sie zu
einem positiven Ziel führen sollen. Es muss
sichergestellt werden, dass die Parteien gleichberechtigt sind und dass
dies allen bewusst ist. Keine Partei
verfügt also über die Macht, um ein Resultat zu erzwingen. Das gerade
macht das Verhandlungsgeschick aus.
Deshalb werden Kommunikationsregeln für Besprechungen vereinbart, wie
zum Beispiel dass jede Besprechung
vorbereitet wird oder Wahrnehmungsunterschiede minimiert werden.
Je sorgfältiger Besprechungen vorbereitet werden, desto effektiver
werden sie für alle Beteiligten sein. Der
Vorgesetzte gibt die Themen der Besprechung möglichst frühzeitig
bekannt, damit sich alle Teammitglieder
entsprechend vorbereiten und eventuelle Wünsche oder Korrekturen vorab
einbringen können.
Ist die nächste Besprechung zum Beispiel Montag um 14:00, ist ein
realistischer Termin für den Eingang aller
Anträge und Themenvorschläge bis spätestens Donnerstag 17:00.
Konsequenterweise werden später eingereichte
Anträge nicht mehr in dieser, sondern in der darauffolgenden
Besprechung berücksichtigt.
Das gilt natürlich nicht für hochbrisante, plötzlich aufgetretene Probleme im Projekt. Dafür kann eine Besprechung möglicherweise vollkommen über den Haufen geworfen werden. Aber das sollte auf jeden Fall die Ausnahme bleiben.
Wenn alles nach Plan läuft, kann am Freitag die Tagesordnung für die
Besprechung vom Montag bekannt gegeben
werden.
Als Grundregel für die Anzahl der Tagesordnungspunkte gilt: 5 ± 2 sind
eine sinnvolle Menge. Wichtig dabei
ist, dass es keinen Tagesordnungspunkt ohne Aktion gibt. Dies gehört in
die Rubrik "Verschiedenes".
Die Dauer einer effizienten Besprechung sollte circa 1,5 Stunden
betragen.
Ist ein Tagesordnungspunkt abgearbeitet, wird er noch einmal vom
Projektleiter zusammengefasst. Die
Verantwortung wird genau verteilt (wer macht was?) und der Termin zur
Fertigstellung wird angegeben
(bis wann?). Um diese Aktion verfolgen zu können, wird sich der
Projektleiter einen Vermerk "Wiedervorlage"
machen. Der Verantwortliche wird von sich aus den Vollzug, bzw. die
Erledigung des Punktes mitteilen, wenn
erforderlich auch schriftlich.
Das Protokoll, das von wechselnden Teammitgliedern geführt werden kann, enthält die wichtigsten, mindesten Informationen der Tagesordnungspunkte, welche Resultate die Diskussionen ergaben und welche Aktionen festgelegt wurden. Das ist möglicherweise auch wortwörtlich notwendig. Dazu kann der Protokollführer ohne Weiteres darum bitten, dass ihm die Formulierung zum Mitschreiben wortwörtlich diktiert wird.
Wenn eine Besprechung wegen der anstehenden Probleme schon im Vorfeld als eine "Open- end- Veranstaltung" anzusehen ist, sollten das alle Teammitglieder auch im Vorfeld erfahren, um entsprechende Vereinbarungen, zum Beispiel im Privaten zu treffen.
Die Zeitannahmen sind zum Planen der Besprechung notwendig. So können kontroverse oder ausführliche Diskussionen leicht erkannt und eingeplant werden. Ob die Zeiten dann in der Einladung bekannt gegeben werden sollten, muss jeder für sich entscheiden. Wenn sie bekannt gegeben werden, sind sie für alle ersichtlich und können als Steuerungselement vom Besprechungsleiter genutzt werden.
Viel Erfolg bei Ihrem nächsten Coaching wünscht Ihnen Annette Kunow. . .
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