4 Strategien für einen ablenkungsfreien und produktiven Arbeitstag

4 Strategien für einen ablenkungsfreien und produktiven Arbeitstag

Was kann unsere Produktivität zunichte machen? Tausend Winzigkeiten: Da hat aber jeder seine Eigenheiten.
Julie Sygiel, Gründerin und Chefin der Unterwäschemarke „Dear Kate“ trifft sich zum Beispiel zur Business- Besprechung lieber zum Frühstückskaffee statt zum Lunch und hat ihren Kleiderschrank gut abgestimmt, um nicht am Morgen die Qual der Wahl zu haben  (Quelle: Business Insider).

Natürlich sind es auch die Emails, die uns ständig Entscheidungen abverlangen, oder auch die Kollegen, die immer wieder mit Fragen ins Büro stolpern.

In zusammenhängenden Zeitblöcken arbeiten

Unbestritten sind zusammenhängende Zeitblöcke, in denen man bei einem Thema bleibt und daran konzentriert arbeitet. Die Konzentration steigt am Anfang an und bleibt über die Dauer des Zeitblocks auf einem hohen Niveau. So kommt man in einen Flow, in dem das Unterbewusstsein angezapft werden kann.

Dort liegen schon viele kreative Lösungen bereit, die unser Unterbewusstsein bereits für uns bearbeitet hat.

Gleichartige Aufgaben zusammenfassen

Das Zusammenfassen von gleichartigen Aufgaben, zum Beispiel Unterlagen sortieren, Telefonate führen oder Videos bearbeiten, erspart uns das immer wieder neue Einarbeiten in ein Thema.

Sygiel beschränkt die Antwort pro Email auf 2 Minuten. Längere Emails verschiebt sie in einen Extraordner und bearbeitet sie dann auch in einem Block.

Perfektion stoppen

Wenn wir fertig werden müssen, werden wir auch fertig. Wir alle haben die Erfahrung gemacht, dass wir unter Zeitdruck Aufgaben „noch schnell erledigen“. Dies kann man nutzen und sich eine klare Zeitvorgabe für eine Aufgabe setzen.

Dazu muss man natürlich wissen, wieviel Zeit eine Aufgabe erfordert. Dazu ist Erfahrung nötig. Ein Tipp gibt Ivan Blatter dazu. Er führt regelmäßig ein Zeittagebuch, in dem er alle Bearbeitungsdauern minutengenau notiert.

Lose Enden sofort zusammenbringen

Wie oft hören wir: „Lass uns für einen Termin telefonieren.“ Statt diesen Termin sofort abzustimmen, denn wir haben alle unsere Termine in unserem Smartphone bei uns.

Manchmal scheint es uns besser, das Ende noch zu verschieben, aber meist verhindern wir so nur den Abschluss. Wenn wir das immer machen, wird ein System dahinter sein, absichtlich oder unabsichtlich.

Fazit

Es gibt zahlreiche Strategien, die Ablenkungen verhindern und uns somit unsere Produktivität erhöhen. Ob sie zu einem passen, muss jeder selbst ausprobieren.
Aber die vier Strategien: In zusammenhängende Zeitblöcken arbeiten, gleichartige Aufgaben zusammenfassen, Perfektion stoppen und lose Enden sofort zusammenbringen haben bei fast allen Untersuchungen gute Ergebnisse gebracht.
Welche Strategien können Sie empfehlen?

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