So organisieren Sie Ihr Projekt erfolgreich

So organisieren Sie Ihr Projekt erfolgreich

Ein Projekt muss gut geplant werden.

Aber es gibt Situationen im Berufsalltag oder Privaten, da kommt plötzlich eins zum anderen und Sie verlieren plötzlich den Überblick. Ein unerwarteter Auftrag muss schnell bearbeitet werden, es gibt ein Problem beim Kunden und zu allem stehen Sie wegen eines Unfalls noch stundenlang im Stau.

Oder eine liebe Freundin sagt sich plötzlich zum Übernachtungsbesuch an, die Heizung geht natürlich an diesem kalten Wintermorgen kaputt und die Tochter kommt auch noch mit Fieber nach Hause.

Kleine oder große Katastrophen

Diese kleinen oder großen Katastrophen werfen manchmal Ihren so toll geplanten Tagesablauf oder Ihr Projekt völlig um. Die Bewältigung dieser „Krisen“ ist einfach wichtiger.

Aber nun setzt sich diese „Katastrophe“ tagelang, manchmal auch wochenlang fort. Nichts passt mehr, der Schreibtisch quillt mit Unerledigtem über und Sie wissen gar nicht mehr, wo Sie anfangen sollen. Mehr als arbeiten können Sie ja nicht.

Oder?

Jetzt gilt es Prioritäten zu setzen.

Wenn alles über mich hereinbricht und ich das Gefühl habe, nicht mehr zu wissen, wo ich anfangen soll, dann setze ich mich hin und schreibe.

Ja, ich beginne einfach zu schreiben. Ich beschreibe als erstes über meine Situation. Dabei wird mir oft schon klar, was jetzt als nächsten getan werden muss. Parallel dazu erstelle ich eine To- Do- Liste.  Da kommt alles rein, was mir in den Sinn kommt.

Danach priorisiere ich diese Liste nach dem Eisenhower-Prinzip.

Erfolgsstrategien

Was ist wirklich wichtig?

Ich habe da eine klare Priorisierung: Alles, was Umsatz oder Liquidität bringt oder Geld kostet, wird zuerst und vordringlich erledigt.

Auf meiner Motivationswand hängt ein kleiner, aber gut sichtbarer Zettel mit der Überschrift „Erfolgsstrategien“.

Dort steht eine To-Do-Liste mit drei Punkten:

  1. Stelle jeden Tag eine Liste der anstehenden Tätigkeiten auf.
  2. Ordne diese Dinge in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.
  3. Nehme die Dinge in absteigender Reihenfolge des zu erwarteten Gewinns in Angriff.

Mit dieser Sichtweise erstelle ich mir jeden Morgen aus meiner To-Do-Liste einen neuen Tagesplan und bearbeite so meine Projekte.

Ich entscheide jeden Morgen, was heute in Angriff genommen werden muss und was nicht. So kann ich Themen bündeln und zusammen erledigen, zum Beispiel anstehende Überweisungen machen oder mehrere Videos hintereinander drehen.

Ich bin ein Morgenmensch. Mich treiben die Aufgaben morgens aus dem Bett. Auf meinem Nachttisch müssen immer Notizpapier und Bleistift liegen. Ich löse nachts meine Probleme.

Ich weiß, dass es Menschen gibt, die besser schlafen können, wenn sie das am Abend erledigen. Ja, dann machen Sie das so.

Sie müssen selbst herausfinden, wie es für Sie gut ist.

Die Hauptsache ist, Sie tun es. Immer wieder!

Und wenn Ihnen etwas spontan einfällt?

Ich habe in meinem Büro und im Haus überall Zettel mit Schreibzeug verteilt. Damit notiere ich mir spontane Einfälle.

In meiner Handtasche habe ich ein kleines rotes Moleskine-Notizbuch. Die Seiten sind durchnummeriert. Wenn ich etwas aufschreibe, suche ich entweder im selbsterstellten Register das Thema oder lege ein neues Thema an. So habe ich meine Einfälle schon vorsortiert und gut im Griff.

Häufig habe ich sehr gute Einfälle, wenn ich nicht am Schreibtisch sitze und mich mit etwas ganz anderen Dingen beschäftige. Und mein Handy ist bei mir noch nicht angewachsen. J Deshalb brauche ich die Zettelchen und das Notizbuch.

Ich habe nachts häufig sehr gute Einfälle, besonders, wenn ich mich mit einem Problem herumschlage.

Dann schreibe ich es auf, auch manchmal ohne Licht anzumachen, und schlafe weiter.

In die To-Do-Liste eintragen

Diese Einfälle sammle ich und trage ich ebenfalls morgens in meine elektronische To-Do-Liste ein. Immer, wenn ich Zeit habe oder auf etwas warte, schaue ich mir diese Listen an.

Im Moment benutze ich Todoist. Dort habe ich mir die verschiedenen Projekte angelegt. Bei mir als HS (für Hochschule), KISP (für Firma), Kunst, Privat, Nachverfolgung und Reparatur (nicht nur für defekte Sachen, sondern auch meine Arzttermine J).

Alles wird notiert

Dort trage ich alles, aber auch alles, was ich tun muss ein. Wiederkehrende Aufgaben können als Wiederholung mit der entsprechenden Frequenz eingetragen werden, zum Beispiel „Buchhaltung machen“ am Ende jedes Monats.

Wichtig ist auch, wie bei Projekten, dass ein Eintrag mindestens ein Substantiv und Verb ist, denn es kann sonst durch das Hin- und Herschieben aus dem Zusammenhang geraten.

Systematische Müllabfuhr

Damit entgeht mir nichts. Nur wenn ich es dann irgendwann mal bewusst lösche, weil es sich erledigt hat.

Und das tue ich dann auch von Zeit zu Zeit. Entweder interessiert es mich wirklich nicht mehr oder ich schaffe es nicht oder ich kann es delegieren.

Delegieren

Wenn ich delegiere, verschiebe ich die Aufgabe auch in das Projekt „Nachverfolgung“, und hake es ab, wenn alles erledigt ist.

Mit dieser Methode werde ich dann auch wieder Frau über meine Zeit.

Anfangen mit dem Wichtigsten oder Unangenehmsten

Aber ganz wichtig ist: Ich fange immer mit dem Wichtigsten oder Unangenehmsten an! Dann ist meine Energie frei für den Rest des Tages.

Und wie gehen Sie mit Ihren Glaubenssätzen über Planung um?

Ja, das sind die planerischen und organisatorischen Dinge, aber wie gehen Sie mit den wichtigsten Stolperfallen um?

Planung muss immer vollständig und perfekt sein,

Perfektionismus hindert uns, überhaupt anzufangen. Stehen die wichtigsten Eckpunkte, die sogenannten Milestones, reicht es völlig aus, den nächsten Schritt so detailliert wie möglich zu planen. Der Rest kann warten.

Allerdings sammle ich alles, was mir dabei einfällt und notiere es.

Oft kennt man die Anforderungen von größeren Projekten vorher sowieso noch nicht.

Dann geht es gar nicht ohne schrittweises Vorgehen.

Die Projekt-Entwicklung

Im November habe ich mit meinem ersten Online-Kurs „Der Weg zum produktiven Ich“ begonnen. Ich konnte zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht wissen, welche Mosaiksteinchen dafür zusammengesetzt werden müssen.

Und ehrlich: Wenn ich es genau gewusst hätte, hätte ich vielleicht auch gar nicht angefangen.

Viele Ideen formen sich erst durch das Tun und das schrittweise Vorgehen.

Versäumtes kann nicht aufgeholt werden

Eine weitere Stolperfalle ist, dass die Planung sorgfältig durchgeführt wird, aber unrealistisch ist. Schon nach kurzer Zeit bleiben Aufgaben liegen, weil Sie nicht genug Zeit hatten, sie umzusetzen.

Nun beginnt das Negative im Umgang mit To-Do-Listen. Konnte eine Aufgabe nicht bearbeitet werden, wird alles einfach auf den nächsten Tag oder in die nächste Woche verschoben.

Ja, wie soll das funktionieren?!

Am nächsten Tag oder in der neuen Woche kommen ja wieder neue Aufgaben und vieles Unvorhergesehenes hinzu.

Auch eine Nachtschicht bringt Sie auf Dauer ja nicht wirklich weiter.

Nun muss eine neue Strategie her

Zuerst müssen die einzelnen Aufgaben von Neuem priorisiert werden. Es muss zwischen dem Need-to-Have and dem Nice-to-Have unterschieden werden.

Need-to-Have sind die Dinge, die unbedingt für das Projekt notwendig sind, um es erfolgreich zu Ende zu bringen.

Nice-to-Have sind all die Dinge, die schön wären, sie zu haben, aber es geht auch ohne sie beim ersten Mal.

Plateau-Liste erstellen

Alles andere muss gestrichen werden. Oder ich setze diese Dinge auf eine Plateau-Liste. Das ist eine Ideen-Liste. Dort schreibe ich alles auf, was ich irgendwann einmal machen will.

Eine lange Liste! J

Geben Sie den einzelnen Aufgaben mehr Zeit

Oft können Sie Aufgaben nicht richtig einschätzen. Wie oft braucht eine Abarbeitung einer Aufgabe statt der halben Stunde den ganzen Nachmittag?!

Dann macht es Sinn, den ganzen Zeitplan zu verschieben. Denn wichtig ist ja oft, wirklich zu einem Ende zu kommen.

Und vielleicht auch in zukünftigen Planungen Pufferzeiten einbauen.

Und natürlich können Aufgaben delegiert werden.

Planung macht unflexibel

Oft sehen Sie Planung als starr an. Dabei ist es die Voraussetzung, flexibel zu reagieren. Je besser Sie ein Projekt in seinen Einzelschritten kennen, desto besser können Sie Einzelschritte sinnvoll verschieben.

Hauptsache ist doch, Sie kommen am Ziel an.

Immer schriftlich planen, nicht nur im Kopf.

Nur das, was schriftlich erfasst ist, kann überprüft werden. Nur so können Sie später nachvollziehen, wenn sich etwas verändert.

Erst beim Ausarbeiten eines Projektes wird Ihnen wirklich bewusst, was an einem Projekt dranhängt. Auf der anderen Seite könnte auch klar werden, dass das Projekt einfacher bzw. kleiner sein darf, um umgesetzt zu werden.

Erst nachdem Sie Ihre Ideen zum Beispiel in eine Mindmap packen, sehen Sie, was alles dazu gehört. Und was noch fehlt.

Erst durch das schriftliche Planen wird ein Projekt lebendig! Gleichzeitig steigt dann die Motivation, es auch wirklich umzusetzen.

Denn plötzlich ist der Aufwand, aber auch vor allem das Ergebnis für Sie sichtbar.

Fazit

Alle Aufgaben werden erst einmal in einer To-Do-Liste notiert. Danach wird priorisiert. Daraus entsteht dann ein Projekt.

Das Wichtigste, Gewinnbringendste oder Unangenehmste wird sofort erledigt.

To-Do-Listen verändern sich ständig und bekommen jeden Tag auf´s Neue eine Reihenfolge.

Eine systematische Müllabfuhr, also sich von Nutzlosem zu trennen, ist von Zeit zu Zeit dringend notwendig.

Kreative Ideen können mit der Zettelmethode oder einem kleinen Notizbuch eingefangen werden.

Wie schaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben?
Wenn Sie es bisher noch nicht getan haben, würde ich mich freuen, wenn Sie meinen wöchentlichen Produktivitäts-Tipp abonnieren, damit wir in Kontakt bleiben.

 

About Annette Kunow

Annette Kunow zu Prokrastination überwinden

Mein Name ist Annette Kunow und ich bin Hochschullehrerin, Künstlerin und Business Coach.

Seit 30 Jahren mache ich nun diesen „Trigat“ zwischen Hochschule, Unternehmen und Kunst. Ich schaffe es immer wieder, die Synergien zwischen diesen drei Standbeinen herzustellen.

Nur so funktioniert es: Durch die Tätigkeit im Unternehmen bereichere ich den Unterricht an der Hochschule mit Praxis.

In der Kunst kann ich dann meine andere Seite leben. Meine Bilder stelle ich mittlerweile weltweit aus. Ich möchte keine dieser Seiten missen.

2 Comments
  • Klaus-Dieter Rose
    Posted at 07:26h, 04 Juni Antworten

    Hallo Frau Prof. Kunow,

    da gehen wir ganz Konform sozusagen. Toll beschrieben. So geht es mit Sicherheit sehr vielen.
    Auch ich bin Frühaufstreher und morgens im Bad kommen mir immer einuge Ideen, die dann sofort zzu Papier gebracht werden müssen.

    Auch ich finde es unabdingbar, die Wichtigen von den nicht ganz so Wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

    Dazu ist eben eine To Do Liste sehr gut geeignet.

    In diesem Sinne allen eine Gute Zeit.

    MFG

    Klaus-Dieter Rose

  • Annette Kunow
    Posted at 08:08h, 04 Juni Antworten

    Hallo Herr Rose,
    ja, so wie uns geht es bestimmt vielen Menschen. 🙂
    Trotzdem ist es gut, sich dies Abläufe einmal ganz bewusst zu machen und dann ich Automatismen einzubringen. Zum Beispiel in Checklisten, die dann immer dafür sorgen, dass nichts vergessen wird.
    Liebe Grüße
    Annette Kunow

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