Es gibt sehr viele unterschiedliche Produktivitäts-Methoden, aber nicht jede Methode führt für jedes Problem und jeden Menschen zum Erfolg. Denn dort sollte die Individualität des Einzelnen mitberücksichtigt werden.

Die besten Produktivitäts-Methoden für Ihren (Berufs-) Alltag

Im Teil 1 wurde das Thema Produktivität ganz allgemein besprochen: Was Produktivität überhaupt ist und warum sie für Selbstständige und Führungskräfte so wichtig ist.

Zwei wesentliche Tipps wurden dabei genannt

• das Nein-Sagen und
• die richtigen Prioritäten setzen.

Nun zu den Produktivitäts-Methoden selbst.

Welche Produktivitäts-Methoden gibt es?

To-Do-Listen 

To-Do-Listen vereinfachen die Planung und Priorisierung der Aufgaben. Das Gedächtnis wird so entlastet.

Allerdings sollten die Aufgaben auf den To-Do-Listen immer wieder kritisch hinterfragt werden. Denn zuerst neigen wir dazu,  alles aufzuschreiben und intuitiv als wichtig einzustufen.

Wenn eine Aufgabe seit Wochen nicht erledigt wurde, sollten Sie sie endlich angehen - wenn sie wirklich wichtig ist -  oder streichen.

Deadlines

Aufgaben müssen klar terminiert werden.

Oft sind die Deadlines von außen vorgegeben. Wenn nicht, sollten Sie sie selbst schaffen, um konsequent an einer Aufgabe zu arbeiten.

Um ein Commitment zu erreichen, können Sie Außenstehenden von der geplanten Fertigstellung zu erzählen. Das hilft Ihnen, die Deadline nicht einfach immer wieder zu verschieben.

Aber denken Sie auch an ausreichende Puffer. Unvorhergesehene Ereignisse sind ein Bestandteil Ihres (Berufs-) Alltags.

Delegieren und kooperieren

Bearbeiten Sie nicht alles Aufgaben im Alleingang. Denken Sie stattdessen im Team.

• Welche Aufgaben könnten Sie delegieren, um Zeit für das wirklich Wichtige zu haben?
• Wo könnten Sie sich Hilfe von Kollegen/Partnern holen oder die Arbeit aufteilen?

Dieses Geben und Nehmen steigert die Produktivität des ganzen Teams.

Die nächsten 3 Schritte

Die wesentlichen, nächsten drei Schritte helfen Ihnen, am nächsten Arbeitstag oder dann, wenn die Aufgabe wieder angefangen werden kann, sofort mit dem besten Schritt bei der Aufgabe zu starten.

Wenn Sie Ihre Aufgabe beenden, sind Sie noch im Thema und wissen genau, was Sie als nächstes tun müssten, um voran zu kommen. Wenn dazu keine Zeit ist, werden die nächsten Schritte notiert.

So wissen Sie bei einem Neuanfang sofort, was zu tun ist. Sie kommen bei der Wiederaufnahme schneller wieder in den Flow.

ALPEN-Methode

Das ist ein Akronym für verschiedene Schritte bei der Planung.

• A Aufgaben notieren: Aufgaben, Aktivitäten, Termine von der To-Do-Liste als Tagesplan notieren
• L Länge einschätzen: Zeitaufwand für jede Aufgabe abschätzen
• P Pufferzeiten einplanen: nur 50-60 % der Arbeitszeit fest verplanen
• E Entscheidung treffen: Prioritäten setzen
• N Nachkontrolle durchführen: Ergebnisse kontrollieren

Diese Methode ist eine Möglichkeit, den Tagesablauf zu strukturieren. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie sich Ihre Zeit und Ziele selbst einteilen können.

Sie funktioniert bei gut organisiert und disziplinierten Menschen, denen das Priorisieren leicht fällt oder sich nicht ablenken lassen.

72-Stunden-Regel

Alles, was Sie sich vornehmen, müssen Sie auch innerhalb von 72 Stunden beginnen, sonst sinkt die Chance, dass Sie das Projekt jemals umsetzen, auf ein Prozent.

Schuld daran ist meist die mangelnde Entschlossenheit. Denn wer sich einer Sache ganz verschreibt, will damit auch loslegen. Der erste Schritt ist dabei der Wichtigste, andernfalls bleibt es nur ein netter Vorsatz …

Diese Regel ist keine wissenschaftlich fundierte Gesetzmäßigkeit, aber sie hat einen richtigen Kern: eine der wichtigsten Erfolgseigenschaften ist Volition, Verbissenheit.

Es sind Terrier-Qualitäten.  

So jemand verbeißt sich regelrecht in seine Aufgabe und lässt erst wieder locker, wenn das Ziel erreicht ist.

S.M.A.R.T.-Methode

Der Begriff S.M.A.R.T. stammt aus dem englischsprachigen Raum und gilt im Projektmanagement als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung. S.M.A.R.T. ist ein Akronym für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“. Es kann so übersetzt werden.

• S Spezifisch: Ziele müssen eindeutig definiert sein. Nicht vage, sondern so präzise wie möglich.
• M Messbar: Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien).
• A Ausführbar (erreichbar): Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden /sein. Aber sie müssen auch angemessen, attraktiv oder anspruchsvoll sein.
• R Realistisch: Ziele müssen möglich sein.
• T Terminierbar: Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann es erreicht sein muss.

Ein Ziel ist nur dann S.M.A.R.T., wenn es diese fünf Bedingungen erfüllt.

40-30-20-10-Regel

Hier gilt wieder das Stichwort Priorisieren.

Ohne priorisieren geht gar nichts.

Das heißt nämlich auch, dass mal die eine oder andere Aufgabe weitergeschoben werden muss, weil es wichtigere Aufgaben gibt.

Nun gibt es eine Regel für bereits priorisierte Aufgaben.

• 40 % der Zeit für die wichtigsten Aufgaben der Prio 1
• 30 % der Zeit für die Aufgaben der Prio 2
• 20 % der Zeit für die Aufgaben der Prio 3
• 10 % der Zeit für die restlichen Aufgaben.

Die wichtigsten Aufgaben verdienen Ihre Aufmerksamkeit voll und ganz.

Ich nehme auch schon mal die 1-Stunde-Regel für die 1. Kategorie „Priorität 1“, wenn die Aufgabe sehr groß ist.

Und ich mische auch die Reihenfolge der Kategorien. Häufig mache ich nach anstrengenden Aufgaben auch eine kleine, weniger wichtige, die mir aber besonders Spaß macht.

Sie wissen schon: für mein Inneres Kind!  

Pomodo-Technik

Wie viele Arbeits- und Produktivitätstechniken ist die Pomodoro-Technik einfach und kann in einem Satz erklärt werden:

“Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte - die sogenannten Pomodori - und Pausenzeiten zu unterteilen.” /Wikipedia/

Wichtig dabei ist, dass im Vorfeld die Aufgabe in diese kleinen Zeithappen (Pomodori) unterteilt werden muss.

Die Pomodoro-Technik und die 60/60/30-Regel (hier gleich im Anschluss) sind Methoden, mit denen Sie fokussiert und somit produktiv arbeiten können.

Beide haben 3 wesentliche Gemeinsamkeiten.

• Große oder mehrere kleine Aufgaben zu Blöcken zusammengefasst.
• Kleine Pausen liegen zwischen diesen Blöcken.
• Sie ordnen diese Blöcke nach Wichtigkeit.
  
  

Fokussiertheit und Konzentration wird geschärft

In beiden Methoden werden die Fokussiertheit und die Konzentration geschärft.

• Die Konzentration wird für einen bestimmten Zeitraum auf nur ein Thema gelenkt.
• Auch die Fokussiertheit wird trainiert.
• Die Konzentrationsfähigkeit wird geschult.
• Durch die Beschränkung auf ein Thema werden alle anderen Dinge ausgeschaltet.
• Unterbrechungen werden durch die Vorbereitung und exakte Arbeitsvorbereitung eliminiert.

Dieses Vorgehen in kleineren Einheiten sorgt aus zwei Gründen für eine wirkliche Produktivitätssteigerung.

• Sie sind konzentrierter und motivierter, die Aufgaben in der festgelegten Zeit tatsächlich zu beenden.
• Die Pausenzeiten sorgen für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen produktiver Anspannung und Entspannung.

Von dem Hindernis abgesehen, dass bei beiden Methoden die Arbeit zuerst geplant werden muss, um dann diszipliniert abgearbeitet zu werden, gibt es mehr Vorteile als Nachteile bei diesen beiden Arbeitstechniken.

Aufgabenstellungen mit 25 Minuten Dauer

Um an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen zu kommen, gibt es vier Möglichkeiten

• Sie haben eine Aufgabe, die Sie in einer Einheit von 25 Minuten schaffen.
• Mehrere kleine Aufgaben (zum Beispiel die Postbearbeitung) lassen sich in einem Pomodoro zusammen.
• Sie unterteilen eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten.
• Auch eine knappe Zeitspanne von < 25 Minuten bis zum nächsten Termin kann produktiv genutzt werden.
  
  

Anleitung für die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro- Technik besteht aus diesen fünf Schritten.

60/60/30-Methode

Fokus ist notwendig, laugt über längere Zeit aber leider auch aus

Wenn Sie es zwischenzeitlich geschafft haben sollten, Ihr Fokussiertheit über längere Zeitspannen zu halten, Können Sie das nicht unendlich lange.

Dann ist dies die Lösung: Sie brauchen Ihren Fokus nur noch über einen von Ihnen bestimmten Zeitraum aufrecht zu erhalten.

Doch was ist ein idealer Zeitraum?

Ganz klar ist: Es macht wenig Sinn, viele Stunden ohne Pausen hintereinander durchzuarbeiten.

Damit sind Sie zwar durchgehend beschäftigt, aber Ihre Konzentration nimmt dabei mit der Zeit stark ab. Und damit Ihre Produktivität!

Und darum geht es schließlich: Von der reinen Abarbeitung Ihrer Zeit haben Sie nicht viel Ertrag.

Der richtige Ansatz

Für kleinteilige Aufgaben ist die oben beschriebene Pomodoro-Technik geradezu ideal und für sehr viele Berufsfelder damit auch hervorragend geeignet.

Doch arbeiten Sie an größeren Projekten, dann tun sich mit dieser Begrenzung oft Probleme auf.

Höchstwahrscheinlich wird es Ihnen schwer gefallen sein, sich auf diese 25 Minuten zu begrenzen.

Denn: Haben Sie einmal mit der Arbeit begonnen und sind in einen positiven Flow gekommen, dann möchten Sie diese produktive Phase ungern unterbrechen. Sie arbeiten also in der Regel länger, als die dort empfohlenen 25 Minuten.

Sofern Sie allerdings zu lange beschäftigt sind, lässt die Konzentration nach und Ihre Produktivität wird wieder abnehmen. Nach einer Weile stellen sich Müdigkeit und mangelnde Konzentration ein.

Was ist also der ideale Rhythmus zwischen produktiver Anspannung und notwendiger Entspannung?

Biorhythmus - So bekommen Sie echten Rückenwind

Diese Methode nennt sich 60-60-30-Regel. Sie ist von unserem normalen Biorhythmus abgeleitet.

Diese Methode sieht folgenden Arbeitsrhythmus vor.

Da der Biorhythmus eines jeden Menschen verschieden ist, kann diese Zeiteinteilung den Bedürfnissen entsprechend variieren.

Ich, zum Beispiel, kann gut auch 1,5 h am Stück arbeiten, weil ich dies bei Vorlesungen durch die jahrzehntelange Tätigkeit an der Hochschule trainiert habe.

Diese oben beschriebene Abfolge stellt einen sogenannten 60-60-30-Block dar. Nun mögen 10-Minuten-Pausen in einer Stunde nicht gerade wie eine besonders effiziente Strategie erscheinen, eher wie eine ziemliche Zeitverschwendung.

Doch weit gefehlt.

Wenn Sie die jeweiligen 50 Minuten absolut fokussiert bleiben, dann werden Sie feststellen, dass Sie einen echten Produktivitätsschub erleben.

High-Performance-Zeit

Nach einem solchen Zwei-Stunden-Block machen Sie dann wiederum eine 30 minütige Pause, bevor Sie einen weiteren zweistündigen Block beginnen.

Wenn Sie pro Arbeitstag zwei solcher stark fokussierten Blöcke schaffen, dann haben Sie im Prinzip das Maximum an sinnvoller täglicher High-Performance-Zeit herausgeholt.

Zumindest dann, wenn Sie nicht gerade einen Weltkonzern leiten.  

Die Blöcke müssen Sie natürlich nicht unbedingt direkt hintereinander erledigen. Wann Sie diese Einheiten planen, können Sie sie sehr gut an Ihrem ganz persönlichen Biorhythmus anpassen.

Den Rest des Tages können Sie mit E-Mails, Telefonaten, Meetings, einfachen Planungstätigkeiten und anderen Nebentätigkeiten verbringen.

Der 60-60-30 Rhythmus sorgt im Ergebnis für eine ideale Balance zwischen Anspannung und Entspannung Ihrer produktiven Tätigkeiten, wie Sie sie zum Beispiel bei speziellen Projekten, Kundenaufträgen, etc. benötigen.

Auch wenn sie kaum bekannt ist, gehört diese Methode sicherlich zu den besten Produktivitäts- und Selbstführungsinstrumenten, die es überhaupt gibt.

Die konsequente Einhaltung der Pausen

Kosten Sie diese Pausen intensiv und ganz bewusst aus. Verlassen Sie dabei am besten Ihren Schreibtisch und bewegen sich nach Möglichkeit auch etwas. Vielleicht sogar an der frischen Luft, zum Beispiel am geöffneten Fenster oder auf dem Balkon.

Ein paar kleine Tipps am Rande

• Beginnen Sie insgesamt damit, in zwei Stunden Blöcken zu denken.
• Halten Sie sich hierfür am besten feste geblockte Zeiten in Ihrem Kalender frei.
• Fragen Sie sich für jede Woche im Voraus, wie viele solcher Zwei-Stunden-Blöcke Sie einplanen können.
  
  

Pareto-Prinzip

Auch das PARETO-Prinzip  ist eine Möglichkeit, die Entscheidungen zu beschleunigen. Pareto, ein italienischer Volkswirt und Soziologe (1848-1923), hat Anfang des 20. Jahrhunderts durch statistische Untersuchung herausgefunden, dass 20 Prozent der italienischen Familien 80 Prozent des italienischen Volksvermögens besaßen. Er hat dann nachgeprüft, ob sich dieses Verhalten auch auf andere Gebiete übertragen lässt. Seine 20:80- oder 80:20- Regel heißt

„Innerhalb einer Gruppe oder Menge weisen einige wenige Teile einen weitaus größeren Wert auf, als dies ihrem relativen, größenmäßigen Anteil an der Gesamtmenge in dieser Gruppe entspricht."

Für Projekte bedeutet das beispielsweise, dass

• Projektpartner: 20 Prozent sind so wichtig sind, dass sie für 80 Prozent des Projektes stehen,
• Leistungen: 20 Prozent bringen 80 Prozent des Projektes,
• Fehler: 20 Prozent verursachen 80 Prozent des Ausschusses,
• 20 Prozent der Papiere 80 Prozent der für den Projektleiter wichtigen Informationen enthalten.

Für die Arbeitsorganisation bedeutet das PARETO-Prinzip grundsätzlich, dass 20 Prozent der Aufgaben sind so wichtig, dass damit 80 Prozent des Arbeitserfolges erreichen werden. Deshalb sollten also nicht zuerst die leichtesten, interessantesten, kürzesten oder die Lieblingsaufgaben erledigt werden, sondern immer zuerst die bedeutendsten oder wichtigsten.

Eisenhower-Prinzip

Zeitplanung ist das Kernstück jeglicher Arbeitsmethodik sowie eines erfolgreichen Selbstmanagements.

Oft genug hören Sie bei einer Projektbesprechungen oder bei der Verteilung der anstehenden Aufgaben, dass der Mitarbeiter "schon bis oben hin zu" ist.

In vielen Projekten haben die Mitarbeiter tatsächlich genug zu tun. Trotzdem gibt es immer wieder Möglichkeiten, sich selbst zu erforschen und das eigene Zeit- und Prioritätenmanagement immer wieder zu überprüfen.

Auch da gilt wieder: Definieren Sie Ziele!

Hier wird das Wichtigste anhand von Covey, Merill, Merill Zeitquadranten nach dem EISENHOWER-Prinzip eingegangen, die all das zusammenfassen, was seit Jahrzehnten an Zeitplanung und Prioritätenmanagement gelehrt wird und es auf den Punkt bringt.

Um einen Überblick zu bekommen, teilen Sie alle Aktivitäten -  beruflich und privat - in vier die Quadranten auf.

So bekommen Sie einen guten Überblick über Ihre Aufgaben und können diese gut priorisieren.

Einfach anfangen

Der innere Kampf um den Anfang

Wenn Sie die gerade für Sie wichtigste Aufgabe gefunden haben, dann stehen Sie vor der nächsten großen Frage:

• Wie fange ich an?

Neue und vor allem große Aufgaben stehen oft wie ein unbezwingbarer Berg vor Ihnen. Sie nehmen die Gedanken daran überall mit hin, auch in den Schlaf. Das Unterbewusstsein arbeitet da besonders produktiv.

Jede neue Aufgabe ist ein Projekt und sollte so behandelt werden!

Das heißt, ohne Definition und Planung geht es nicht.

Definition und Planung

Am besten notieren Sie sich am Abend die nächsten Schritte.

Diese To-Do-Liste eignet sich zudem ausgezeichnet, die wichtigste Aufgaben, die High-Value-Aufgaben, des Tages zu priorisieren.

So wissen Sie genau, was Sie nun als erstes am nächsten Arbeitstag tun werden.

Dabei beantworten Sie folgenden Fragen.

• Wann mache ich diesen Schritt?
• Wie mache ich diesen Schritt?
• Womit mache ich diesen Schritt?

Das ist dann die Planung.

Beschreiben Sie den ersten der drei Schritte, die Sie für diese oder die nächste Aufgabe tun müssen, so detailliert wie möglich.

Tun Sie dies unbedingt schriftlich.

Getting Things Done

GTD ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. So sollen sowohl Perspektive über die verschiedenen Themen als auch Kontrolle über die Arbeit erreicht werden. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell richtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren. /Wikepedia/

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie über Produktivitäts-Methoden im (Berufs-) Alltag gelesen. Welche Methoden Sie nun anwenden oder für sich noch abwandeln, müssen Sie durch Trial And Error herausfinden.

Jeder Mensch ist individuell und arbeitet entsprechend verschieden.

Also, machen Sie sich an die arbeit und probieren Sie für sich - vielleicht eine Woche - eine Produktivitäts-Methode nach der anderen aus.

Und: Bleiben Sie offen für Neues. Es könnte Ihre Methode sein!

So werden Sie mit der Zeit Ihre Produktivität beherrschen, und haben dann die Sicherheit, am Feierabend Ihre wichtigsten Aufgaben erledigt zu haben und Ihr Wochenende entspannt zu genießen.

Teil 3: Hier erfahren Sie nun mehr über das Weiterbildungs-Angebot zur Produktivität.

P. S. : Hier können Sie den ersten Artikel dieser Serie lesen 

Teil 1: Endlich mehr Produktivität im (Berufs-) Alltag

Fotos: Pixabay.com; Annette Kunow