Was kann Ihre Produktivität zunichte machen?

Tausend Winzigkeiten: Da hat aber jeder seine Eigenheiten.

Was kann dann Ihre Produktivität steigern?

Julie Sygiel, Gründerin und Chefin der Unterwäschemarke „Dear Kate“ trifft sich zum Beispiel zur Business-Besprechung lieber zum Frühstückskaffee statt zum Lunch und hat ihren Kleiderschrank gut abgestimmt, um nicht am Morgen die Qual der Wahl zu haben  (Quelle: Business Insider).

Natürlich beeinflussen auch die E-Mails, die Ihnen ständig Entscheidungen abverlangen, Ihre Produktivität, oder auch die Kollegen, die immer wieder mit Fragen ins Büro stolpern.

Hier sind 4 sehr einfache Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern. Unabhängig von Ihrem Umfeld.

Produktivität steigern durch zusammenhängende Zeitblöcken arbeiten

Unbestritten sind zusammenhängende Zeitblöcke, in denen man bei einem Thema bleibt und daran konzentriert arbeitet. Die Konzentration steigt am Anfang an und bleibt über die Dauer des Zeitblocks auf einem hohen Niveau. So kommen Sie in einen Flow, in dem Ihr Unterbewusstsein angezapft werden kann.

Dort liegen schon viele kreative Lösungen bereit, die Ihr Unterbewusstsein bereits für Sie bearbeitet hat.

Die Dauer eines solchen Zeitblocks kann nach dem Pomodoro-Prinzip 25 Minuten oder nach der 60/60/30-Methode (zwei Zeitblöcke á 50 Minuten) eine Stunde betragen. Je nach Geschmack.

Aber vergessen Sie das Aufstehen nach einer halben Stunde Sitzen nicht. Es ist gut für Ihr Herz und Ihren Rücken.

Produktivität steigern durch die Zusammenfassung gleichartiger Aufgaben

Das Zusammenfassen gleichartiger Aufgaben, wie zum Beispiel Unterlagen sortieren, Telefonate führen oder Videos bearbeiten, erspart Ihnen das immer wieder neue Einarbeiten in ein Thema und ermöglicht, dass Sie in den Flow kommen.

Denn Arbeitsunterbrechungen verhindern den Anstieg Ihrer Konzentration auf einem hohen Level (grüne Linie) und verhindern so, dass Sie Ihre Produktivität steigern können.

Unterbrechungen forcieren einen Neuanfang, mit dem Sie immer wieder unten starten (schwarze Linien) müssen.

So erreichen Sie auf die Dauer einen viel niedrigeren Level und kommen nicht in den Flow, der Sie abheben lässt.

Sygiel beschränkt die Antwort pro Email auf 2 Minuten. Längere Emails verschiebt sie in einen Extraordner und bearbeitet sie dann auch in einem Zeitblock.

Produktivität steigern durch das Stoppen der Perfektion

Das kennen Sie doch auch: Wenn Sie fertig werden müssen, werden Sie auch fertig. Sie haben doch auch schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Sie unter Zeitdruck Aufgaben „noch schnell erledigen“ können. Dies können Sie auch nutzen, um Ihre Produktivität zusteigern, indem Sie sich eine klare Zeitvorgabe für jede Ihrer Aufgaben setzen.

Dazu müssen Sie natürlich wissen, wie viel Zeit diese Aufgabe erfordert. Dazu ist Ihre Erfahrung nötig.

Tipp

Ein Tipp gibt Ivan Blatter dazu. Er führt regelmäßig ein Zeittagebuch, in dem er alle Bearbeitungsdauern minutengenau notiert. Damit schafft er sich ein Instrument für eine gute Planung.

Produktivität steigern durch das Zusammenbringen loser Enden

Wie oft hören Sie heute: „Lass uns für einen Termin telefonieren.“

Ich hasse diese Sätze, weil sie meine Zeit unnötig rauben. Und ich muss sie dann auch noch unbewusst mit mir herumtragen, bis sie erledigt sind. Statt diesen Termin sofort abzustimmen! Denn wir haben alle unsere Termine in unserem Smartphone bei uns.

Also, versuchen Sie, lose Enden sofort zusammen zu bringen: Die Aufgabe abschließen, auch wenn es 5 Minuten länger dauert und Sie dafür zum Lunch nachkommen müssen. Den Ordner sofort wieder an seinen Platz stellen, ehe Sie weiterarbeiten. Usw.

Manchmal erscheint es Ihnen angenehmer, das Ende noch zu verschieben, aber so verhindern Sie nur den endgültigen Abschluss.

Wenn Sie das immer machen, wird ein System dahinter sein, absichtlich oder unabsichtlich. Das sollten Sie systemisch ergründen. ?

Fazit

Es gibt zahlreiche Strategien, die Ablenkungen verhindern und Sie somit Ihre Produktivität erhöhen. Welche zu Ihnen passen, müssen Sie selbst herausfinden.

Aber diese vier Strategien helfen Ihnen sofort.

In zusammenhängenden Zeitblöcken arbeiten, gleichartige Aufgaben zusammenfassen, Perfektion stoppen und lose Enden sofort zusammenbringen, haben bei fast allen Untersuchungen gute Ergebnisse gebracht, um die Produktivität zu steigern.

Welche Strategien können Sie empfehlen, um Ihre Produktivität zu steigern?

Bildnachweis: Pixabay, Annette Kunow

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