Der Umgang mit Feedback muss erlernt werden. Das gilt auch für positives, aber besonders für negatives Feedback. Und: Feedback ist ein Geschenk.

Eine der wichtigsten Aufgabe einer Führungskraft ist die professionelle Kommunikation mit dem Team. Erst die  macht ein Team zum High Performance Team.

Dazu gehört auch das Feedback-Geben.

Was ist denn eigentlich Feedback?

Feedback bedeutet eine Rückmeldung über etwas, was stattgefunden hat. Der  Kollege gibt der neuen Mitarbeiterin nach ihrer Präsentation eine Rückmeldung. Er sagt zum Beispiel, was ihm gefallen hat und was ihm noch gefehlt hätte.

Kultureller Umgang mit Lob

Nun leben wir in Deutschland nicht in einer Lob-Kultur. Den bekannten Spruch: „Nicht getadelt ist gelobt genug!“, kennen sie wohl alle.

Das ging schon in der Schule los. Mein Vater sagte immer zu mir: „Eine Eins in Mathematik zählt gar nichts, denn das kannst Du ja. Schreibe erst einmal eine Eins in Englisch!“ Für mich undenkbar. ?

Also, mit Loben haben wir es nicht so. Auch nicht in Unternehmen.

Umgang mit Kritik

Aber wie ist es denn, wenn wir jemandem etwas Kritisches beibringen wollen? Also, die Präsentation der Mitarbeiterin war schlecht vorbereitet und langweilig vorgetragen und es fehlten wesentliche Punkte. Was dann?

Oft drängen Sie sich nicht gerade drum, diesen Part zu übernehmen, oder?

Aber auch dafür gibt es „Vorlagen“, um diese Nachricht so zu transportieren, dass sie konstruktiv ist. Also nicht kränkend ist und demjenigen/derjenigen sogar hilft, sich zu verbessern.

Der Feedback-Bogen

Die gute Nachricht: Da Sie als Führungskraft viele Gelegenheiten haben, Ihren Mitarbeitern Feedback zu geben, haben Sie auch viele Gelegenheiten, es schnell einzuüben. ?

Feedback soll dem Gegenüber klar werden lassen, wie sich sein Verhalten auf andere und auf den Erfolg des Ganzen auswirkt. Dadurch kann eine gute Leistung gefördert oder eine schwache Leistung verbessert werden.

Ein Feedback-Bogen führt zu einer solchen Verbesserung.

Aktuelle, tatsächliche Handlungen und konkrete Ergebnisse

Sehr wichtig beim Geben von Feedback ist es, sich immer und ausschließlich auf aktuelle, tatsächliche Handlungen und konkrete Ergebnisse zu beschränken. Denn Sie können die Absicht des Gegenübers immer nur erraten.

Positives Feedback

Wenn Sie ein positives Feedback geben, beschreiben Sie die Handlungen und Ergebnisse direkt und konkret und schließen eine positive Wertung an.

Sie sagen zum Beispiel: „Durch Ihren Einsatz gestern Abend konnte der Bericht rechtzeitig fertig gestellt werden und heute früh rausgehen. Ich danke Ihnen für Ihren Engagement.“

In derselben Art und Weise sollten Sie auch das negative Feedback formulieren. Aber hier sollten Sie ein weiteres Element einfügen, das dem Gegenüber hilft, mit ähnlichen Situationen in Zukunft besser umzugehen.

Der Ablauf ist wie folgt:

• Beschreibung der beobachteten Handlung
  Herr Müller hat einen wichtigen Termin vergessen und einen brisanten Kundenbericht nicht fertiggestellt.
• Fragen Sie ihn, ob dies das von ihm erwartete Ergebnis war.
  „Guten Tag Herr Müller! Der Bericht ist nicht fertig geworden und konnte heute nicht dem Kunden übergeben werden. Das ist nun schon zum zweiten Mal in den letzten vier Wochen passiert. Was sagen Sie dazu?“
  Hier wird kurz beschrieben, was passiert ist und welche Folgen es hatte.

• Was hätte eher das gewünschte Ergebnis gebracht?
  Hier hat der Verursacher die Möglichkeit, zu sagen, warum das passiert ist?

„Meine Frau liegt im Krankenhaus und ich muss mich jetzt auch um die beiden Kleinen kümmern. Sie wissen ja, dass die Großeltern im Süden leben und nicht mal eben vorbeikommen können.

Ja, ich hätte schon länger eine Lösung finden müssen“

• Besprechen Sie verschiedene alternative Handlungsweisen.
  Der Mitarbeiter sucht seine Lösung selbst, „Ich habe jetzt aber eine Freundin meiner Frau gebeten, die Kleinen nach der Kita so lange zu sich zu nehmen, bis ich zu Hause bin.“
  Wenn der Verursacher oder die Verursacherin selbst seine Lösung sucht, ist es auch gewährleistet, dass er/sie diese Lösung durchführen kann. Wenn der Kritiker/die Kritikerin von sich aus seine Lösung anbietet, könnte diese  für das Gegenüber nicht passen oder nicht durchführbar sein.
• Einigen Sie sich, auf welche Art ähnliche Situationen in Zukunft gehandhabt werden.
  Nun kennen beide die Situation. Der Verursacher weiß, dass er Abhilfe schaffen muss. Aber Sie als Führungskraft können auch helfen, indem Sie den Mitarbeiter in dieser Zeit entlasten.
• Umgang mit negativem Feedback

Dieses Vorgehen ist allerdings immer nur dann sinnvoll, wenn das Gegenüber unabsichtlich unangemessen gehandelt hat.

Wenn an dieser Stelle eine trotzige Ja-Antwort kommt, wird dieses Vorgehen sicher nicht so ablaufen können. Dann müssen andere Methoden angewandt werden, um das Verhalten im Sinne des Projektziels zu verändern, zum Beispiel die Instant Influence Methode. Dann scheint der Grund viel tiefer zu liegen und muss mit anderen Methoden behandelt werden. Darauf will ich jetzt hier nicht eingehen.

Sandwich-Methode

Eine Zeit lang wurde die sogenannte Sandwich-Methode propagiert.

Das heißt, der Feedback-Geber/die Feedback-Geberin verpackt die kritische Bemerkung zwischen zwei positiven Rückmeldungen.

Also in der Art:

„Die Präsentation ist ja gut gelaufen.

Die Folien waren leider schon in den vorderen Reihen schlecht zu lesen. Inhaltlich haben Sie auch Punkt XY nicht angesprochen. Den halte ich für sehr wichtig.

Die Diskussion danach war sehr aufschlussreich.“

Mit dem letzten Satz wird die Kritik über die unleserlichen Folien und den fehlenden Inhalt nahezu neutralisiert – „Es ist dann ja doch noch gut gegangen.“ – und wenigstens verwässert.

Damit verwässert der Feedback-Geber auch die vorige Aussage  und der Mitarbeiter ist sich wieder im Unklaren, welches Gewicht der Satz davor hat.

Umgang mit negativem Feedback

Es ist auch für mich nicht angenehm, eine negative Rückmeldung zu bekommen. Das geht uns wohl alles so, oder? Ich muss dann erst einmal drüber schlafen. 🙂

Aber eine Rückmeldung ist immer eine Fremdwahrnehmung. Das heißt, so wurden Sie gesehen oder so haben Sie Ihr Gegenüber gesehen!

Sie hatten vielleicht ein anderes Selbstbild, aber die Rückmeldung zeigt, was bei Ihrem Gegenüber angekommen ist.

Auch hier spielen ja Ihre Erfahrungen in der Vergangenheit eine Rolle.

Zum Beispiel konnte ich als Kind nicht gut laut vorlesen. Also hat das damals meine Mutter mit uns geübt.

Jahrzehnte später wollte ich meiner Schulfreundin etwas Geschriebenes vorlesen. Aber Laut-Vorlesen verursachte immer noch Unbehagen bei mir und ich vermied es, so gut es ging.

Doch das nächste Mal kam ich nicht drumherum. Ich las.

Meine Freundin hörte ruhig zu und sagte dann begeistert: „Du hast eine so schöne Stimme zum Vorlesen! Toll!„

Tatsächlich glaubte ich mehr als 40 Jahre, dass ich nicht vorlesen kann.

Deshalb sollten Sie dankbar für jede Art von Rückmeldungen sein. Durch sie können Sie sich nur verbessern.

Fazit

Der Umgang mit Feedback muss erlernt werden. Das gilt auch für positives, aber besonders für negatives Feedback.

Sehr wichtig beim Geben von Feedback ist, sich immer und ausschließlich auf aktuelle, tatsächliche Handlungen und konkrete Ergebnisse zu beschränken.

Jedes Feedback ist ein Geschenk des Gegenübers, das wir dankbar annehmen sollten.

Bidnachweis: Annette Kunow

Hat Ihnen der Artikel gefallen und geholfen? Dann teilen Sie diesen gerne mit anderen Personen, denen das Wissen auch weiterhelfen kann. Vielen Dank!

****************************

In Kürze findet der kostenlose „Workshop Produktivität für Selbstständige“ statt.

Der „Workshop Produktivität für Selbstständige“ ist etwas für Sie, wenn Sie

             – Ihrem gesamten Alltag Schwung. Leichtigkeit & Freude geben wollen,

                       – sich Ihre idealen Arbeitsbedingungen schaffen wollen,

                       – endlich Ihre Vision und Mission leben wollen. 

 ****************************