Störungen - Wie sie umgehen?

Störungen – Wie sie umgehen?

Welche Störungen gibt es denn?

Ja, Störungen durch Arbeitsunterbrechungen kennt jeder. Und Störungen durch Arbeitsunterbrechungen müssen bewältigt werden. Sie sind nun einmal der Bestandteil eines jeden (Berufs-) Alltags.

Bei der Recherche in Google, um mehr Aspekte zu Störungen abzudecken :-), fand ich das als 1. Eintrag ergab:  http://xn--allestrungen-9ib.de/.

Dort sind es meist Störungen, die „online“ passieren. Trotzdem finde ich es spannend, wie viele Störungen an mir vorbeigehen, ohne dass ich sie bemerke!

Ja, was sind denn nun Störungen, bzw. Arbeitsunterbrechungen?

Störung steht für:

Medizin und Psychologie:

Verwaltung und Recht:

Naturwissenschaften:

Geologie:

  • Störung (Geologie), eine tektonisch bedingte Modifikation des Gesteinsverbandes (Störung im weiteren Sinn)
  • ein tektonisch bedingter Versatz von Gesteinspartien an einer Trennfläche (Störung im engeren Sinn), siehe Verwerfung (Geologie)

Siehe auch:

/Wikepedia https://de.wikipedia.org/wiki/St%C3%B6rung/

Was bei allem wichtig ist:

Störungen kosten Zeit, Nerven und manchmal Frust, egal, welche Ursache sie haben.

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Was ist störend an Störungen?

Störend wird empfunden, wenn Sie das, was Sie tun wollen, nicht so tun können, wie vorgesehen.

Das kann Lärm sein, der Sie bei der Arbeit unterbricht. Der Laubpuster des Nachbarn am Samstagnachmittag bei strahlenden Sonnenschein oder der Presslufthammer der naheliegenden Baustelle.

Auch wenn das Internet zeitweilig ausfällt, ist das eine Störung.

Es kann eine Kollegin sein, die ständig anruft oder ins Büro stolpert, um Unwichtiges zu fragen oder zu quatschen.

Aber da kommt noch eine ganz wichtige Rubrik dazu: kleine Störungen, die Sie völlig aus dem Tritt bringen, weil Sie die Tätigkeit sowieso mit Widerwillen oder nur mit größter Disziplin angehen.

Dazu gehören vor allem Verhaltensänderungen.

Hier sind Störungen fatal, denn sie bringen Sie häufig ins Aus.

Vor allem bei Verhaltensänderungen sind Störungen fatal, denn sie bringen Sie häufig ins Aus. Klick um zu Tweeten

Ich kenne das vom Sport. Ich bin eigentlich sportlich und bewege mich gerne, aber Gerätefitness finde ich blöd.

Trotzdem lasse ich mich von Zeit zu Zeit auf einen Deal ein und buche ein Jahres-Abo im Fitness-Studio. Es wäre ja wirklich gut für mich, denn ich sitze zu viel.

Okay, das Beinchen-Heben macht mir nicht sonderlich Spaß, aber nun bezahle ich ja und diszipliniere mich. Also schaffe ich mir einen Rhythmus, zum Beispiel immer dienstags nach den Vorlesungen gehe ich brav ins Studio und mache meine Übungen.

Das kann ziemlich lange gut gehen. Aber kaum tritt eine Störung in diesem Ablauf ein, zum Beispiel, dass ich die Zeit verlegen muss, kommt das Training zum Stocken oder zum Stillstand.

Ich bekomme es häufig nicht mehr hin, es wieder zu starten. Ich lasse es schleifen. Es ging ja auch jahrelang ohne. Und bezahlt habe ich eh schon.

Erstaunlicherweise gilt da bei mir auch nicht die Regel, dass eine Gewohnheit nach 60 Tagen eintritt. Mein innerer Schweinehund kennt sie nicht oder ignoriert sie. 🙂

Mein innerer Schweinehund kennt die Regel nicht, dass eine Gewohnheit nach 60 Tagen eintritt, oder er ignoriert sie. Klick um zu Tweeten

Das sind die Störungen, die Sie aus dem Tritt bringen und gegen die Sie Strategien entwickeln sollten.

Wie werden Störungen empfunden?

Auf den ersten Blick gibt es zwei Arten von Störungsursachen:

  • Störungen durch Personen
  • Störungen durch Reize

Die größte und in der Regel wichtigste Gruppe von Störungen ist aber noch eine weitere:

  • Störungen in sich selbst

 

1. Störungen durch Personen

Hierzu zählen Sie nutzlose Unterbrechungen, zum Beispiel durch Kollegen, Vorgesetzte oder Untergebene, Kunden, Lieferanten, Privatpersonen wie Angehörige.

Die meisten Unterbrechungen erfolgen durch Telefonanrufe, unangemeldete Besuche, E-Mails und/oder Push-Nachrichten.

Wie gesagt, es werden nur die nutzlosen Unterbrechungen dazugezählt. Der Anruf eines Kunden oder die Bitte eines Kollegen um einen Rat für seine Arbeit, ist normaler (Berufs-) Alltag und keine Störung.

Auch normale soziale Kontakte sind nur dann Störungen, wenn sie zu viel Zeit beanspruchen und/oder zur unpassenden Zeit erfolgen.

Kollegen    
Frau Dr. Müller ///
Herr Maier /////
Frau Karlo ///// ///// ///// ///
Herr Schneider /

Notieren Sie sich über einen Zeitraum, zum Beispiel einer Woche, wer von den Kollegen oder Kolleginnen Sie während Ihrer Arbeitszeit unnötig stört. Das geht ganz einfach mit einer Strichliste.

2. Störungen durch Reize

In Ihren Büro sollte das Klima für Sie passen.

  • Ist es zu laut? Ist da ein Geräusch, zum Beispiel Wasserrauschen?
  • Zu kalt? Zieht es?
  • Zu heiß?
  • Ist die Luft zu schlecht?
  • Ist es zu unordentlich?

Äußere Reize verursachen Störungen und mindern die Arbeitsleistung. Besonders werden Geräusche als sehr störend empfunden.

Äußere Reize verursachen Störungen und mindern die Arbeitsleistung. Besonders Geräusche werden als sehr störend empfunden. Klick um zu Tweeten

Viele dieser Reize sind aber recht einfach gut zu beheben. Und Temperaturrekorde gibt es ja in unsren Breitengraden an nur wenigen Tagen im Jahr. Sonst müsste eine Klimaanlage her.

Visuelle Reize sind weniger auffallend, aber sehr viel schlechter zu vermeiden.

Oder sie werden sogar als Motivation genutzt, zum Beispiel ein Zieleboard. Dort werden die Ziele visuell dargestellt, die Sie ermutigen und zur Arbeit motivieren sollen.

Eine negative Wirkung sind visuelle Reize, besonders Schrift in jeder Form, die in Ihrem Blickfeld ist.

Zum Beispiel ein Schreibtisch mit Unterlagen, die später zu bearbeiten sind. Auch, wenn es nicht chaotisch aussieht, beanspruchen diese unerledigten Aufgaben das Unterbewusstsein.

Diese Dinge aktivieren die linke Gehirnhälfte und lenken ab. „Das muss ich auch noch erledigen…“

No Whitespace Störung

No Whitespace Störung

Yes Whitespace Keine Störung

Yes Whitespace Keine Störung

Ein freier Schreibtisch macht einen klaren Kopf und Sie können sich genau auf die Arbeit konzentrieren, die Sie gerade tun.

Am besten geht das mit dem Noguchi-System. Alle Arbeiten werden in einem DIN A4-Umschlag gesammelt, außen beschriftet und in einen Stehordner gestellt.

Das Aktuellste ist links, das Unwichtigste rutscht so automatisch nach rechts und kann von Zeit zu Zeit aussortiert oder archiviert werden.

Natürlich gehören zu dieser Gruppe von Störungen auch Reize, die die Sinne ansprechen. Das können sexuelle Reize sein, aber auch Personen, die Sie fürchten oder nicht leiden können. Auch ein betörendes Parfum kann Abwehr erzeugen.

3. Störungen in uns selbst

Jetzt kommt der spannendste Teil!

Unlust, Tagträumen, Scheinaktivität („Hektische Dynamik im Kreis“) begegnen jedem von uns täglich.

Unlust, Tagträumen, Scheinaktivität („Hektische Dynamik im Kreis“) begegnen jedem von uns täglich als Störung im Arbeitsablauf. Klick um zu Tweeten

Unordnung, schlechte Zeitplanung gehören auch dazu. Aber auch Ängste, Sorgen und Krankheiten können Sie lähmen.

Und es kostet besonders viel Energie und Zeit, wenn Sie sie nicht überwinden.

Vielleicht spüren Sie einen Widerstand, eine Arbeit zu tun? Es lohnt sich herauszufinden, warum das so ist.

Natürlich sind auch Fähigkeiten, wie eine Sitzung effizient zu leiten, wichtig und bestimmen über Ihren Zeiteinsatz mit. Genauso müssen Fertigkeiten erst trainiert werden, ehe sie produktiv eingesetzt werden können.

Auch scheinbare Kleinigkeiten, wie die Beherrschung des 10-Finger-Systems sparen eine Menge Zeit.

Ich kann es leider auch nicht, aber ich bin sehr schnell im Adler-Such-System geworden.

Tipp

In ungestörten Zeitblöcken zu arbeiten oder in ruhigen Zeiten am Morgen oder am Abend zeigen Ihnen sehr schnell, wie produktiv Sie sein können.

Ich arbeite bei wichtigen Aufgaben gerne mit der 60/60/30-Methode oder die Open-End-Methode.

Die 60/60/30-Methode schätze ich besonders, weil ich mich dazu auch aufraffen kann, wenn ich mal unlustig und nicht konzentriert bin. Ich bearbeite dazu eine größere Aufgabe 1 Stunde lang konzentriert. Danach schreibe ich mir noch die nächsten Schritte auf und breche ab.

In 7 Stunden pro Woche lässt sich sehr viel erledigen. Vor allem ist die 60/60/30-Methode bei langwierigen, zum Beispiel DSGVO-Maßnahmen treffen, oder monotonen Arbeiten gut, zum Beispiel Formeln in einem Buch formatieren.

Die Open-End-Methode bedeutet, dass ich mir einen Zeitraum schaffe, in dem ich solange ungestört an einer Aufgabe arbeite, bis diese erledigt ist. Vollkommen erledigt.

Dazu plane ich meist Stunden am Nachmittag ein. Ziemlich oft bin ich erstaunt, wie schnell ich mit der Fertigstellung der Aufgabe war, wenn ich so konzentriert arbeite.

Bestandsaufnahme aller Störungen

Der erste Schritt ist das Erkennen und die Zuordnung der Störursachen. Wenn Ihnen dann noch Störungen einfallen, die Sie in Erinnerung haben, schreiben Sie sie dazu.

So haben Sie eine Liste mit allen Störungen in Ihrem (Berufs-) Alltag, mit denen Sie konfrontiert sind.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie die Störungen richtig identifizieren.

Der Kunde, der nachverhandeln will, ist keine Störung, sondern gehört zu Ihrem Arbeitsalltag. Die Kopfschmerzen, die Sie durch eine falsche Sitzhaltung haben, sind eine Störung.

Fremdbeeinflusste Störungen

Das sind Störungen, die Sie nicht beeinflussen können. Und die wir ALLE haben.

Jetzt können Sie sich entscheiden:

Leiden Sie unter ihnen oder lernen Sie, mit ihnen umzugehen.

Leiden Sie unter den Störungen oder lernen Sie, mit ihnen umzugehen. Klick um zu Tweeten

Welche Störungen sind das denn?

  • Wetter
  • Krankheit
  • Unfall (nicht selbstverschuldet)
  • Maschinenschaden (nicht selbstverschuldet)

 

 Wetter

Ich finde immer lustig, wie über das Wetter, besonders zu Feiertagen geredet wird. Die Radiosprecher entschuldigen sich stündlich, dass es dieses Jahr zu Ostern Schnee geben wird.

Als gäbe es eine Wahl!

Wahrscheinlich ist es die Ohnmacht, etwas nicht kontrollieren zu können. Wobei ich gar nicht mal so sicher bin, ob wir so Vieles selbst kontrollieren. J

Krankheiten und Auszeiten

Auch Krankheiten werden gerne weg geredet. Dafür gibt es doch eine Pille oder einen Saft – und weg ist der ganze Mist!

Dazu kommt noch der stille Vorwurf vom Arbeitgeber, dass Sie schon wieder oder gerade jetzt ausfallen.

Ha, wenn es doch so einfach wäre. Wenn Ihr Körper streikt und krank macht, hat das meist eine Vorgeschichte.

Nicht umsonst gibt es die Sprüche „Die Nase voll haben.“ „Es schlägt mir auf den Magen.“ „Ich huste Dir was.“

Diese Auszeit haben Sie sich hart erarbeitet. Aber es kränkt Sie, wenn der Körper versagt.

Auch hier wieder die Ohnmacht, alles kontrollieren zu wollen und nicht zu können.

Unfall

Ja, damit wollen Sie nun gar nichts zu tun haben. Weder, wenn Sie deshalb eine Stunde im Stau stehen müssen, oder wenn es Sie selbst ereilt.

Als ich mir vor ein paar Jahren das Handgelenk gebrochen hatte, war ich gerade auf dem Weg zur Leipziger Buchmesse. Ich hatte mir meinen Tag also ganz anders vorgestellt.

Weil ich große Schmerzen hatte, wollten die Helfer einen Arzt rufen. Zuerst lehnte ich es mit den Worten ab: „Das dauert doch immer so lange.“

Ja, es hat genau 8 Wochen gedauert. Ich hatte lange davon. 🙂 Natürlich das rechte Handgelenk!

Maschinenschaden

Jeder von Ihnen kennt das. Irgendeine Maschine gibt den Geist auf oder zeigt ein anderes Verhalten, als erwartet.

Klar, früher oder später müssen Sie damit rechnen. Aber dennoch passt Ihnen der tatsächliche Zeitpunkt meist nie in den Plan.

Nun, ändern können Sie es nicht. Es hilft nur, den Kundendienst anzurufen oder in die Werkstatt zu gehen.

Selbstverantwortete Störungen

Nun kommen Sie dran.

Hier können Sie entscheiden, ob Sie Opfer werden.

Das Telefon klingelt, die Kollegen quatschen und lachen laut, und eine dringende E-Mail muss beantwortet werden. Dabei sollte doch eine wichtige Arbeitsaufgabe mit einer guten Idee gelöst werden.

Durch die mangelnde Konzentration oder Störung können gute Einfälle wieder verloren gehen. Der Physiker und Nobelpreisträger Albert Einstein kannte das und lehnte ein Telefon in seinem Haus ab. Wer ihn erreichen wollte, musste es über Umwege versuchen.

Doch davon sind Sie heute weit entfernt. Da heute alle auch mobil erreichbar ist, sind Sie rund um die Uhr ansprechbar.

Wenn Sie da keinen Riegel vorschieben!

Störungen führen auch oft zu psychischer Belastung. Der Stressreport 7https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Berichte/Gd68.html/ der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua) sagt, dass fast jeder zweite Angestellte in seiner Arbeit häufig gestört oder unterbrochen wird. Circa 60 Prozent von ihnen geraten außerdem unter Druck, weil sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen. Für die Studie umfasste fast 18.000 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen.

Fühlen Sie sich gestört?

Der eine Mensch freut sich vielleicht, wenn sein Haustier bei der Arbeit „hilft“. Er würde das nie als Störung sehen.

Bürohund Lotta

Bürohund Lotta

So ist es aber auch in den Büros. Viele Störungen erkennen Sie gar nicht, weil Sie sie überhaupt nicht als Störung betrachten. Zum Beispiel können attraktive Kolleginnen oder Kollegen sehr ablenken. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie sich gestört fühlen.

Bei der Störungsaufnahme muss also ganz klar sein, dass alles, was den Arbeitsprozess, die Produktivität und die Kreativität einschränkt, eine Störung ist.

Alles, was den Arbeitsprozess, die Produktivität und die Kreativität einschränkt, ist eine Störung. Klick um zu Tweeten

Egal, ob die Störung angenehm ist oder nicht. Vieles, von dem Sie sich nicht bewusst gestört fühlen, ist trotzdem eine Störung.

Stoppt das Multitasking

Doch nicht nur Störungen an sich, sondern auch unkonzentriertes Arbeiten, weil zu viel auf einmal getan werden muss. Multitasking lässt Sie unkonzentriert von einer Aufgabe zur anderen springen. In keine Aufgabe können Sie sich richtig vertiefen.

Diese Arbeitsstrategie ist für die Produktivität nicht sinnvoll.

Das menschliche Gehirn schafft es nur, mehrere Aufgaben parallel zu erledigen, wenn diese die unterschiedlichen Hirnareale beanspruchen. Zum Beispiel eine monotone Arbeit, wie bügeln und sich mit jemandem unterhalten.

Ist dies nicht der Fall, ist es ziemlich anstrengend und stresst sehr. Zum Beispiel ein Telefongespräch führen und ein Auto lenken.

Deshalb sollten Sie sich Strategien und Gegenmaßnahmen überlegen, um in zukünftigen  Situationen vorbereitet zu sein.

Trotzdem ist es wichtig, den Störungen immer den nötigen Raum zu geben. Denn Störungen haben Vorrang, weil sie die Konzentration augenblicklich unterbrechen und der Vorgang dadurch sowieso unterbrochen ist.

Störungen haben Vorrang, weil sie die Konzentration augenblicklich unterbrechen und der Vorgang dadurch sowieso unterbrochen ist. Klick um zu Tweeten

Umgehen von Störungen

Strichliste aller Störungen am Arbeitsplatz

Sie haben ja nun die Liste von oben vor sich.

Wenn Sie eine solche Liste über eine längere Zeit führen und dabei auch die angenehmen Störungen nicht vergessen, haben Sie einen guten Überblick über Ihre derzeitigen Störquellen.

Liste am PC?

Klar, das geht mit Programmen wie MS Excel oder ähnlichen Tabellenprogrammen. Solche Listen lassen sich dort sehr einfach führen.

Erstellen Sie eine Liste all Ihrer Störungen

Erstellen Sie eine Liste und werten Sie sie sorgfältig aus. Teilen Sie die Störungen wieder auf in die drei Gruppen:

  • Störungen durch Personen,
  • Störungen durch Reize

oder

  • Störungen in sich selbst.

 

Zu jeder Störung eine mögliche Gegenmaßnahme

Nun vervollständigen Sie Ihre Liste mit den Gegenmaßnahmen, die Sie in Zukunft ergreifen werden. Das geht natürlich nur bei den Störungen, für die Sie selbst zuständig sind.

Und dann halten Sie sich dran!

Wie umgehen Sie Störungen am besten

Denn Störungen sind kein Naturgesetz. Und mit einigen einfachen Überlegungen können Sie die Zahl der Störungen verringern.

  • Kündigen Sie an, dass Sie nicht gestört werden wollen!
  • Halten Sie Ihre Bürotür beim Arbeiten geschlossen!
  • Schalten Sie Telefone leise und E-Mails ab!
  • Konzentrieren Sie sich nach einer Störung wieder auf Ihre Aufgabe
  • Werden Sie zum Vorbild und respektieren Sie auch störungsfreie Zeiten Ihrer Kollegen und Mitarbeiter
  • Weichen Sie auf Morgen- oder Abendstunden aus, aber nur wenn Ihr Arbeitstag dadurch nicht länger wird

Und sonst gelten die Tipps gegen Prokrastination.

Und dann gelten die weiteren Tipps, die sonst noch gegen Ablenkungen helfen

  • Organisieren Sie Ihre Arbeit sorgfältig
  • Machen Sie ausreichend Pausen
  • Eat the frog first
  • Schaffen Sie sich Ihren Whitespace
  • Legen Sie störungsfreie Arbeitszeiten genau fest
  • Setzen Sie Prioritäten

Im April ´18 wird es eine kostenlose 5-Tage-Challenge „Verflixte Störungen!“ über Störungen am Arbeitsplatz geben. Hier können Sie sich dafür jetzt schon anmelden. Ich würde mich freuen.

Fazit

Mit ein paar Maßnahmen lassen sich selbstverantwortete Störungen erkennen,  vielleicht vermeiden oder umgehen.

Natürlich gilt das nur für selbstverantwortete Störungen. Fremdverantwortete Störungen sind ja wie gesagt: fremd verantwortet.

Um das zu erkennen, sollten Sie eine Zeit lang alle auftretenden Störungen notieren und diese dann im Anschluss auswerten.

Für selbstverantwortete Störungen können Sie sich für Sie geeignete Gegenmaßnahmen überlegen, die Sie dann in dieser Störsituation anwenden und so die Störung in Zukunft vermeiden oder unterbrechen.

 

Bildnachweis: Pixabay, Kunow

 

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Über Annette Kunow

Mein Name ist Annette Kunow und ich bin Unternehmerin, Künstlerin und Hochschullehrerin a. D.

30 Jahre machte ich nun diesen „Trigat“ zwischen Hochschule, Unternehmen und Kunst. Ich schaffte es immer wieder, die Synergien zwischen diesen drei Standbeinen herzustellen.

Nur so funktionierte es: Durch die Tätigkeit in meinem Unternehmen KISP bereicherte ich den Unterricht an der Hochschule in der Technischen Mechanik und im Projektmanagement mit Beispielen aus der Praxis.

In der Kunst kann ich dann meine andere Seite leben. Meine Bilder stelle ich mittlerweile weltweit aus. In diesem Jahr auf der SINGAPORE BANK ART FAIR 2019

Ich kann das alles gut integrieren und möchte keine dieser Seiten missen.

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