Eine klare Verantwortungsverteilung ist der Booster für Ihr Projekt

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Verantwortung

Im Unternehmen oder in Projekten muss die Verantwortung richtig definiert werden, sonst klappt es während der Arbeit nicht.

Darüber sind wir alle doch einer Meinung, oder?

Aber warum ist das denn so schwierig, Verantwortung richtig und klar zu verteilen? Warum wird dies in  Unternehmen oder den meisten Projekten häufig versäumt?

Und wie geht das? Verantwortung verteilen?

Verantwortung zuteilen

Gerade in Projekten kommt es häufig vor, dass Verantwortung nicht richtig oder unzureichend zugeteilt wird.

Ich spreche da von Stolperfallen im Projekt.

Stolperfalle

Wenn eine unzureichende Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten vorliegt!

Sämtliche Verantwortlichkeiten müssen klar definiert und unbedingt schriftlich festgehalten werden.

Ist dies nicht der Fall, fühlen sich alle – wenn es eine angenehme Arbeit ist – zuständig oder niemand –  wenn die Arbeit nicht beliebt ist. So entstehen Verantwortungsvakuen, die erst dann auffallen, wenn schon etwas schief gelaufen ist.

Stolperfalle

Wenn nicht alle für das Projekt wichtigen Personen in das Projekt eingebunden sind!

Die Schlüssel-Projektbeteiligten müssen vom Projektleiter bestimmt und die Namen schriftlich festgehalten werden.

Erst einmal hört sich das selbstverständlich an. Aber tatsächlich gibt es gerade zu Beginn eines Projektes oft noch unbesetzte Positionen, weil das Unternehmen im vielen Fällen nicht ausreichend Fachleute zu Verfügung hat. Dies Lücken müssen klar sein und schließlich bewusst geschlossen werden.

Stolperfalle

Wenn die Teammitglieder nicht für ihre Arbeit verantwortlich gemacht werden oder sich nicht verantwortlich fühlen!

Da es in Projekten weder Belohnungen noch Sanktionen für die Erfüllung von Verpflichtungen gibt, müssen die Projektbeteiligten von sich aus motiviert sein. Das erreichen Sie am besten durch eine klare Projektvision.

Nicht alle Teammitglieder brennen für das neue Projekt. Dieses Feuer muss vielleicht erst entfacht werden. 🙂

Die Selbstverantwortung der Projektmitarbeiter kann zudem noch durch Führungstechniken (zum Beispiel Instant Influence Methode) gefördert werden.

Instant Influence Methode

Die Instant Influence Methode wurde vom amerikanischen Psychologen M.V. Pantalon entwickelt. In nur 6 einfachen Schritten kann man sie in 7 Minuten durchziehen. Sie hilft den Menschen, ihre eigene Motivation zu entwickeln. Denn nur so lassen sich innerhalb kürzester Zeit Blockaden abbauen und nachhaltige Veränderungen einleiten.

In meinem Online-Kurs „Der Weg zum produktiven Ich – 12 Bausteine für Ihre Produktivität“ gehe ich in einem Modul gezielt darauf ein.

Verantwortlichkeit für Einzelschritte

Für alle anfallenden Arbeiten muss so früh wie möglich entschieden werden, wer für den Abschluss jedes Einzelschritts verantwortlich ist, so dass die Betroffenen an der Planung von Terminen und Budget teilhaben können.

Diese aktive Teilnahme erhöht natürlich auch die Motivation und Verantwortung der Mitarbeiter. Wird dies versäumt, kann eine Situation entstehen, in der sich niemand verantwortlich für die Aufgabe fühlt.

Nicht verteilte VerantwortungQuelle: unbekannt

Leider ist das aber in der Praxis oft der Fall.

Je nach Größe des Projektes variiert die Zahl der eingebundenen Personen. Bei kleinen Projekten kann natürlich ein Mitarbeiter auch für mehrere Einzelschritte oder das gesamte Projekt Verantwortung tragen.

Um die Ressourcen bei der Verantwortungsvergabe nicht nur am besten auszuschöpfen, sollten auch die Unterauftragnehmer und Dienstleistungsabteilungen neben den Projektmitarbeitern als Verantwortliche mit einbezogen werden. Klick um zu Tweeten

Um die Ressourcen bei der Verantwortungsvergabe nicht nur am besten auszuschöpfen, sollten auch die Unterauftragnehmer und Dienstleistungsabteilungen neben den Projektmitarbeitern als Verantwortliche mit einbezogen werden. Tatsächlich ist die Mitnahme der Unterauftragnehmer und Dienstleister ausgesprochen sinnvoll, um zum Schluss alle Details zu bedenken.

Beispiel

In einer produzierenden Anlage befinden sich der Betriebsleiter und der Leiter der Mechanischen Instandhaltung auf der gleichen hierarchischen Ebene (Weisungsbefugnisse: blaue Pfeile).

Bei einem Stillstand der Anlage wird einer von beiden, der Betriebsleiter, zum Projektleiter. Dem Projektleiter wird während des Stillstands aus Versehen nicht die volle Verantwortlichkeit zugeteilt. Die Weisungsbefugnisse während des Stillstands werden durch die türkisfarbenen Pfeile dargestellt.

Die Mitarbeiter der Mechanischen Instandhaltung berichten korrekterweise nicht ihm, sondern ihrem hierarchischen Vorgesetzten. Der gibt die Informationen nicht weiter. Er muss ihm  ja nicht berichten!

Der Projektleiter verbringt sehr viele Zeit, sich diese fehlenden Informationen zu beschaffen.

Verantwortung in einem produzierenden Unternehmen, schlecht gelöst

Bild A: Verantwortungen konsequent zuteilen, vorher: Einflussprojektorganisation/A. Kunow, Projektmanagement & Business Coaching/

So muss der Projektleiter zum Beispiel die Informationen über das Projekt beim Leiter der Mechanischen Instandhaltung erfragen oder die notwendigen Informationen entgehen dem aktuellen Projektleiter völlig.

Lückenlose Verantwortungsvergabe

Erst nachdem der Projektleiter die volle Verantwortung während der Wartungsarbeiten zugeteilt bekam (roter Pfeil), laufen die Arbeiten im Stillstand korrekt ab.

In diesem Fall wird die Verantwortung jedes Mal neu und nur für solche Wartungsarbeiten erteilt.

Verantwortung in einem produzierenden Unternehmen, gut gelöst

Bild B: Verantwortungen konsequent zuteilen; nachher: Reine Projektorganisation/A. Kunow, Projektmanagement & Business Coaching/

Diese Frage können Sie sich in Zukunft bei der Zuteilung der Verantwortung immer stellen:

  • Sind die Verantwortlichen in den Einzelschritten und deren Untereinheiten integriert?

 

Verantwortungsbereiche

Aber auch in Unternehmen gibt es auch Lücken im Verantwortungsbereichen. Das kann häufig in der Entstehungsgeschichte des Unternehmens liegen.

Zwei Freunde machen sich selbstständig und überblicken diesen Punkt noch nicht, weil sie Spezialisten und noch keine Unternehmer sind.

Erst, wenn das Unternehmen wächst, werden diese Lücken offensichtlich und führen zu Schwierigkeiten, die dann oft sehr teuer bezahlt werden müssen. Leider auch oft mit der Liquidation des Unternehmens, weil sich die Partner nicht mehr einigen können.

Im Unternehmen sollten Sie immer die Zuständigkeit für die strategischen Ziele unter Kontrolle behalten.

Ich kontrolliere immer die Finanzen, nachdem ich da ganz zu Anfang meiner Selbstständigkeit über den Tisch gezogen wurde. 🙂

Wenn nun die Verantwortungsbereiche zugeteilt werden, kann ja nicht mehr passieren, oder?

Aber, was ist wenn die Partner oder Projektbeteiligten die Verantwortlichkeiten nicht einhalten oder gar in Ihren Bereich eindringen und über Ihren Kopf hinweg bestimmen?

Loyalität

Hier sprechen wir auch von Loyalität.

Was ist, wenn sich Mitarbeiter oder Kollegen nicht loyal verhalten? Denn Loyalität bedeutet, sich korrekt gegenüber seinem Chef, seinen Kollegen/Team und seinen Kunden zu verhalten: Ihnen nicht in den Rücken fallen.

Verantwortungsbereiche einhalten

Es passiert tatsächlich viel öfter, als man meint.

Da wird von Ihrem Geschäftspartner absichtlich oder unabsichtlich ein wichtiger Termin in Ihrem Verantwortungsbereich (während Ihres Urlaubs) mit Ihrem Klienten gemacht, ohne Sie einzuladen oder gar zu informieren.

Oder ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin spricht nicht den direkten Vorgesetzten an, sondern direkt mit dessen Chef oder deren Chefin. Dieser oder diese holt sie nicht zum Gespräch, sondern bearbeitet das Problem ohne Sie und entscheidet über Ihren Kopf hinweg.

Einhaltung der Systemgesetze

Hier werden Systemgesetze verletzt. Zum Beispiel das der Rangfolge, Anerkennung, Zugehörigkeit und/ oder Anmaßung.

In diesen Fällen wird in Ihnen etwas berührt, das schmerzt. Sie fühlen sich hilflos und ausgeschlossen. Und zu Recht.

Systemgesetze wirken im Unterbewusstsein, im Verborgenen. Sie sind den Menschen normalerweise nicht bewusst. Dennoch ist ihre Wirkung für jeden und /oder das gesamte System in positiver oder negativer Weise spürbar. Klick um zu Tweeten

Die Systemgesetze wirken im Unterbewusstsein, im Verborgenen. Sie sind den Menschen normalerweise nicht bewusst. Dennoch ist ihre Wirkung für jeden und /oder das gesamte System in positiver oder negativer Weise spürbar.

Werden diese Systemgesetze eingehalten, so ist das ganze System motiviert. Die Beziehungen stimmen, jeder einzelne fühlt sich unterstützt, gestärkt etc. Werden sie missachtet, werden das System und jeder Einzelne geschwächt.

Das wichtigste Systemgesetz ist die „Zugehörigkeit zum eigenen System“, denn das bedeutet Überleben. So ist es heute noch im Tierreich, und wir bringen dieses Erbe mit, das in unseren Verhaltensprogrammen gespeichert ist.

Das zweitwichtigste Systemgesetz ist „gegenseitige Anerkennung, Wertschätzung und Respekt“. Kein System kann ohne Anerkennung langfristig funktionieren.

Jeder Mensch lebt in Bezugssystemen wie Familie, Glauben oder Kultur, in die er schon in seiner frühesten Kindheit konfrontiert ist, oder wie Unternehmen oder Freundeskreis, das er sich selbst aussucht. Es gibt Profit-Systeme wie Firmen oder Non-Profit-Systeme wie die Familie.

Diese Systeme beeinflussen das eigene Leben durch die Systemgesetze, zum Beispiel das Anklopfen an der Tür, bevor man das Territorium des anderen betritt. Werden diese Gesetze verletzt, kommt es zu Konflikten.

Systemgesetze gelten im Privaten und im Unternehmen

Das gilt im Privaten wie im Unternehmen.

Es kann sogar gesagt werden, dass das, was im Privaten nicht gelöst wird, ins Unternehmen getragen wird, um dort ausagiert zu werden. So lassen sich viele Machtkämpfe sehr einfach erklären.

In Unternehmen können die oben genannten Systemgesetze unterschiedlich betroffen sein.

Es gilt zu klären, welches dieser Gesetze am meisten betroffen ist.

Häufig klärt folgende Frage das Problem: Kann, will oder darf eine Person nicht?

Gerade in der Konfrontation mit Jüngeren und Älteren gibt es oft Anmaßung: „Ich kann es besser“.

Durch die Nichteinhaltung der Rangreihenfolge kann Mobbing entstehen.

Wie schon gesagt, findet auch eine Neuinszenierung von Familienkonflikten im Arbeitskontext statt. Um das herauszufinden, sieht man hinter die Kulissen und analysiert das Geschehen. Es gilt, Sachen ans Licht zu holen, an die man nie gedacht hätte.

Zur Bearbeitung wird eine Arbeitshypothese erstellt und das Geschehen hinterfragt

  • Wofür ist das gut?
  • Für was steht das?

Diese Arbeitshypothese kann sich während der Bearbeitung durch neue Aspekte verändern.

Projektteam zu Beginn eines Projektes

Am besten wäre eine systemische Bearbeitung des Teams zu Beginn eines Projekts, um das Projektmanagement zu verbessern. Mit Fragen wie

  • Wer will das nicht?
  • Wer könnte eine Rolle spielen, an den noch nicht gedacht wurde?
  • Um was geht es wirklich?

werden unklare Projektbereiche durchleuchtet. Nach der Analyse werden weitere Fragen gestellt

  • Welches Spiel ist in Gange?
  • Wie kann man sich ein System zu Nutze machen? Zum Beispiel als Einheit, nicht als offene Rebellion.
  • Wie kann das System bedient werden?

Schließlich geht es in Unternehmen oder Projekten auch immer um Selbstverantwortung.

Aber was ist nun Selbstverantwortung?

Selbstverantwortung übernehmen

Sie sind selbst dafür verantwortlich für das, was mit Ihnen und um Sie herum geschieht.

Ich weiß, dass das einige Menschen nicht gerne hören.

Der/die Studierende beklagt sich lautstark nach der Klausur, dass diese viel zu schwere, ja viel schwerer als alle früheren war. Bei Nachfrage, wie und wie lange er/ sie sich auf die Klausur vorbereitet habe, kommt ein kleinlautes „Nur wenige Tage.“

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ist mit ihrer/seiner Arbeit unzufrieden, weil sie zu monoton ist. Aber auf den Vorschlag, doch einmal selbst das Heft in die Hand zu nehmen, kommt ein selbstbewusstes „Das ist nicht mein Job!“

Viel zu wenige Menschen sehen die Vorteile der Selbstverantwortung. Denn Selbstverantwortung befreit. Selbstverantwortung lässt Grenzen verschwinden, es lässt uns wachsen. Und es ist das beste Mittel gegen Unzufriedenheit. Klick um zu Tweeten

Viel zu wenige Menschen sehen die Vorteile der Selbstverantwortung. Denn Selbstverantwortung befreit. Selbstverantwortung lässt Grenzen verschwinden, es lässt uns wachsen. Und es ist das beste Mittel gegen Unzufriedenheit.

Selbstverantwortung heißt ja, auch Kompetenz zu zeigen.

Selbstverantwortung für etwas zu übernehmen bedeutet, in einem definierten Rahmen eigenständig Entscheidungen zu treffen.

Fazit

Verantwortung muss in Unternehmen und Projekten sorgfältig und schriftlich für alle verständlich niedergelegt werden, sonst laufen Sie Gefahr, nicht mehr handlungsfähig zu sein und Lehrgeld zu zahlen.

Wenn die Verantwortung zugeteilt ist, ist es weiter notwendig, dass diese Verantwortungsbereiche auch einhalten  werden. Damit halten Sie die Systemgesetze ein und wirken dem Mobbing entgegen.

Schließlich führt die Übernahme von Selbstverantwortung im eigenen Arbeitsbereich zur Unabhängigkeit und Zufriedenheit.

 

Bildnachweis: Pixabay; Kunow

 

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Ich freue mich auf Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Geschichte!

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Über Annette Kunow

Mein Name ist Annette Kunow und ich bin Unternehmerin, Künstlerin und Hochschullehrerin a. D.

30 Jahre machte ich nun diesen „Trigat“ zwischen Hochschule, Unternehmen und Kunst. Ich schaffte es immer wieder, die Synergien zwischen diesen drei Standbeinen herzustellen.

Nur so funktionierte es: Durch die Tätigkeit in meinem Unternehmen KISP bereicherte ich den Unterricht an der Hochschule in der Technischen Mechanik und im Projektmanagement mit Beispielen aus der Praxis.

In der Kunst kann ich dann meine andere Seite leben. Meine Bilder stelle ich mittlerweile weltweit aus. In diesem Jahr auf der SINGAPORE BANK ART FAIR 2019

Ich kann das alles gut integrieren und möchte keine dieser Seiten missen.

  • BuGaSi sagt:

    Ganz richtig, klare Verantwortungsbereiche sind wichtige Erfolgsfaktoren. Doch wenn die Bereiche strikt abgesteckt sind, besteht die Gefahr, dass nicht mehr über den Tellerrand hinausgeschaut wird. Das Zusammenspiel der Teammitglieder sollte ja erhalten bleiben, Impulse von außen zugelassen werden und gegenseitiges Verständnis herrschen. Wir sehen in unserer Business Simulation Fort Fantatsic oft erstaunte Gesichter, wenn wir die Rollen der teilnehmer bewusst wechseln und unterschiedliche Perspektiven und Aufgaben zulassen.

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