Genauso wichtig wie eine priorisierte To-Do-Liste ist die Not-To-Do-Liste, um fokussiert arbeiten zu können.

Not-To-Do-Liste?

Was ist denn das? Eine Not-To-Do-Liste?

Wozu braucht man denn sowas?

Das sind die Ausrufe, die man erntet, wenn man eine Not-To-Do-Liste empfiehlt.

Ja, was soll das wirklich?

“Deciding what not to do is as important as deciding what to do“

Steve Jobs

Es gibt natürlich sehr viele Dinge, die wir nicht mehr tun sollten. Dazu gehören natürlich unsere Unarten. Zum Beispiel während eines Gesprächs dauernd die Mails zu checken oder hinter dem Rücken über andere zu sprechen.

Aber auch wichtige Dinge. Eine To-Do-Liste ist sehr wichtig, denn sie macht uns tatsächlich produktiver. Aber wenn dann zu viel auf dieser Liste steht, dann macht sie uns auch unruhig und unzufrieden. Wir haben den Eindruck, nie fertig zu werden.

Deshalb müssen wir lernen loszulassen. Ja, auch Aufgaben, die aufregend sind, aber uns im Moment nicht weiter bringen.

Puh, das ist schwer!

Eine Not-To-Do-Liste ist genauso wichtig wie eine To-Do-Liste! Share on X

Aber eine Not-To-Do-Liste ist genauso wichtig wie eine To-Do-Liste! Wenn wir das schaffen, konzentrieren wir unsere Energie auf das Wesentliche!

Diese 9 Dinge gehören auf die Not-To-Do-Liste.

1 Delegierbare Aufgaben

Viele Menschen glauben, alles selbst machen zu können.  Ich bin so jemand. ?

Aber hier gilt wieder das PARETO-Prinzip: Nur 20% der Aufgaben auf unserer To-Do-Liste machen 80% des Erfolgs aus.

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig, auch nicht die hoch priorisierten! Aufgaben haben immer unterschiedliche Wichtigkeiten.

Viele scheinen nur wichtig, sind aber nur dringend!

Also sollten auf der To-Do-Liste nur  die Aufgaben behalten werden, die zu den 20% gehören.

2 Unwichtige Emails, Telefonate und Nachrichten

Statt alle eingehenden Emails, Nachrichten und Briefe zu beantworten, sollten wir sie zuerst selektieren und dann nur noch auf die wichtigsten Emails beschränken. Zusätzlich kann es wesentlich einfacher sein, Emails nicht schriftlich, sondern verbal zu beantworten.

Bei kurzen Emails, in denen es nur um eine Bestätigung oder ähnliches handelt, genügt auch die Antwort in der Betreffzeile:

„Text, Text“ LG Annette Kunow eom

Eom (end of message) signalisiert: Hier kommt kein Inhalt mehr. Das ist die ganze Email.

Eine weitere Vereinfachung ist, sich nur 2 Minuten für jede Email zu nehmen. Zeitaufwendigere Antworten gehen in den Eingangskorb und werden priorisiert als eigene Aufgabe bearbeitet.

3 Nicht priorisierte Aufgaben

Wenn wir sofort immer alles machen, was uns erreicht, entfällt oft die Beurteilung, ob etwas wirklich wichtig ist.

Eine neue, wichtige Aufgabe muss natürlich in der To-Do-Liste aufgenommen werden, aber ehe sie bearbeitet wird, wird sie priorisiert. Unpriorisierte (die Nice To Does) kommen auf die Not-To-Do-Liste!

Auch ist es sinnvoll, alle neu eingehenden Aufgaben zu sammeln, um sie mit ähnlichen Aufgaben zu einem Arbeitsblock zusammenzufassen. Share on X

Auch ist es sinnvoll, alle neu eingehenden Aufgaben nicht sofort anzugehen, sondern zu sammeln, um sie mit ähnlichen Aufgaben zu einem Arbeitsblock zusammenzufassen und geschlossen abzuarbeiten.

Dazu gibt es einen Eingangskorb, in dem alles gesammelt und mehrmals täglich nach Prioritäten sortiert wird. Oder es wird eine Do-Later-Liste eingerichtet.

4 Aufschieberitis

Das Prinzip „Eat the frog first“ gilt immer! Wenn eine unangenehme Aufgabe oben auf der To-Do-Liste steht, wird sie auch sofort bearbeitet. Sie gehören nicht auf die Not-To-Do-Liste!

Ein Prokrastinieren raubt sehr viel Energie, denn im Hintergrund wissen wir ja sowieso, dass wir diese Aufgabe erledigen müssen. Also weg damit!

Das schafft Motivation für den Tag. Und oft geht es dann auch leichter als gedacht, wenn man erst einmal angefangen hat.

5 Perfektionismus

Viele Aufgaben kommen auf die Not-To-Do-Liste, weil wir glauben, sie doch nicht (perfekt) erledigen zu können. Interessanterweise schieben Perfektionisten besonders gerne auf. Weil es eh nicht perfekt wird, fangen sie erst gar nicht an.

Hier ist Unperfektionismus sogar besser.

Es hilft, sich zu sagen: „Es ist erst einmal ein Entwurf.“ Dann lässt sich eine komplexe, größere Aufgabe leichter bearbeiten. Mit der Nachbearbeitung werden dann später eventuelle Korrekturen und Erweiterungen eingearbeitet.

Hier ist oft auch sinnvoll, einen festen Zeitblock, zum Beispiel 60 Minuten, festzulegen und in dieser Zeit so viel wie möglich zu bearbeiten.

Die Wiederaufnahme, zum Beispiel am nächsten Tag, ist damit viel einfacher und führt schnell zum Erfolg.

Ich schreibe mir zum Beispiel bei komplexen Dingen oft mit einer extra Klaue die Ideen und Begriffe zusammen. Den Text verfeinere ich in einem späteren Schritt und arbeite ihn dann möglichst perfekt aus.

6 Zuviele Details 

Dasselbe gilt für Details. Hat man schon die grobe Linie eines Artikels, ist eine Nachbearbeitung und Erweiterung einfacher, als gleich am Anfang in Details zu versinken.

Ob diese Details wesentlich für die Aufgabe sind und ob  sie es Zukunft auch noch sein werden, wird nachher in der endgültigen Ausarbeitung entschieden. 

7 Aufgaben mit unklare Zielen

Ziele sind der große Gradmesser für die Priorisierung unserer Aufgaben. Was wollen wir erreichen und was bringt uns diesem Ziel näher?

Nur wenn wir das beantworten können, können wir unsere Aufgaben richtig einordnen und unwichtige aussortieren.

Mit den richtigen Zielen schaffen wir uns eine (Tages-) Motivation. Wenn wir dann erfolgreich die wichtigsten Aufgaben erfolgreich bearbeitet haben, sind wir unseren Zielen näher.

Und können den Tag zufrieden beenden.

8 Das Auslassen von Pausen

Wer sich keine Pausen gönnt, läuft Gefahr auszubrennen. Wir brauchen Pausen, um zu regenerieren.

Die Arbeitsmethoden wie Pomodoro oder 60/60/20 sind so wichtig. Share on X

Deshalb sind die Arbeitsmethoden wie Pomodoro oder 60/60/20 so wichtig.

Pomodoro sagt, dass man in vier Zeitblöcken von 25 Minuten + einer Pause von 5 Minuten arbeiten soll. Die 60/60/30 Methode unterteilt in zwei Blöcke á 50 Minuten + 10 Minuten Pause. Nach zwei Zeitblöcken ist einer Pause von 30 Minuten. 

In den Pause stehen wir auf, laufen herum und bringen die Gedanken weg von der Arbeit. Auch Meditation kann hier zur Erholung eingesetzt werden.

9 Wünsche von anderen

“Everybodies darling is no one´s darling.” sagt ein Spruch. Wir können es nicht allen Recht machen und sollten es auch gar nicht versuchen.

Wichtig ist, dass wir die Kontrolle über unsere Gedanken und Gefühle behalten. Wir können das Denken anderer nicht kontrollieren.

Wenn wir nicht von Zeit zu Zeit Aufgaben von unserer To-Do-Liste streichen, lassen wir uns  die Zukunft von der Vergangenheit diktieren. Alte Projekte haben oft gar keinen Bezug mehr zu unseren jetzigen Zielen. Sie müssen gestrichen werden.

Für tolle Ideen habe ich seit Jahren eine Plateau-Liste: Dort kommen die guten, vielleicht noch später zu verwendenden Ideen rein. Ohne Datum natürlich.

Denn jeder Tag ist wie ein weißes Blatt Papier und will jeden Tag von Neuem gefüllt werden.

Fazit

Genauso wichtig wie eine priorisierte To-Do-Liste ist die Not-To-Do-Liste, um fokussiert arbeiten zu können.

In ihr stehen alle Aufgaben die folgenden Eigenschaften haben oder Ziele nicht erfüllen

• Nur das bearbeiten, was den Zielen entspricht
• Nur wichtige Emails, Telefonate und Nachrichten beantworten
• Ankommende Aufgabe sammeln und priorisieren
• Wichtige Aufgaben sofort beginnen
• Perfektionismus verabschieden
• Details für die endgültige Bearbeitung aufheben
• Ziele eindeutig klären
• Sich ausreichend Pausen gönnen
• Kontrolle über unsere Gedanken und Gefühle haben

Bildnachweis: Pixabay.com; Annette Kunow

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