Besprechungen als Projekt richtig organisieren

Fakt ist: Jede Besprechung ist ein Projekt und will vorbereitet werden, um erfolgreich zu sein!

Sei sie noch so klein!

Jetzt werden Sie stutzen.

Was?

Ja, auch Besprechungen müssen gut vorbereitet werden, sonst sind sie das, was sie so oft sind: ineffektiv!

Nun mache ich es mal exemplarisch. ?

Und: ich sage Be-Sprechung, weil Sie etwas zu besprechen haben, also miteinander sprechen müssen. Und nicht:  Besprechung, denn das heiß Treffen, kann also auch zum Kaffeeklatsch sein.

„Manager sowie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammensitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in oft sinnfreien Besprechung hocken. Na, Danke!“ /Karrierebibel  /

Rechnen Sie selbst mal aus, was für eine betriebswirtschaftliche Dimension es annimmt, wenn sich zentrale Führungskräfte nur um 5 bis 10 Minuten in Besprechungen verspäten.

Hier die Formel: ?

Kosten in € = Verspätungszeit in min * Stundensatz in €/ 60 min

Verspätungszeit:     10 min

Stundensatz:          150 €

Kosten:                   25 €

Bei 7 Mitarbeiter sind das immerhin 175 €.

Und das mal der Anzahl der Mitarbeiter für 10 Minuten!

Strukturplan

Event

Von der Struktur her, ist eine Besprechung ein Event, das auch so geplant werden will.

Definition der Besprechung

Zieldefinition – Ziele der Besprechung

Das Ziel muss klar sein

Eine Besprechung, bei der Zweck und Ziele nicht klar definiert sind, können Sie sich schenken. Als Organisator/in ist es also Ihr Job, konkrete Ziele zu definieren, die mit Hilfe der Besprechung erreicht werden sollen.

Hierbei gilt: Weniger ist mehr. 5 ± 2 ist eine gute Anzahl.

Je mehr Ziele Sie nämlich für eine Besprechung ansetzen, umso unwahrscheinlicher wird es, dass alle davon erreicht werden. Und: Aufmerksamkeit und Engagement der Teilnehmer sinken, je länger die Besprechung dauert.

Begründung

Die Notwendigkeit jeder Besprechung wird überprüft.

Bevor Sie eine Besprechung einberufen, sollten Sie sich deshalb immer diese Fragen stellen:

• Ist diese Besprechung wirklich nötig?
• Lässt sich das Treffen vielleicht durch E-Mails, ein Telefonat oder eine Telefonkonferenz ersetzen?
• Könnte das Problem auch per E-Mail hätte geklärt werden?
• Müssen nur Fakten verbreitet werden? Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen.
• Wenn die Informationen einer PowerPoint-Präsentation auch vorab zur Information geschickt werden kann. Reine Zustandsmeldungen lassen sich auch virtuell verteilen.

Die Besprechungen sind da, um

• offenen Fragen zu klären,
• schneller einen Konsens zu finden und
• zum Meinungsaustausch oder Brainstorming.

Zur Strukturierung kann mit PowerPoint-Folien gearbeitet werden. Dies sollte dann wieder wie ein Projekt (im Projekt Besprechung) sorgfältig geplant werden.

Planung der Besprechung

Dauer der Besprechung

Die Dauer einer Besprechung sollte im Schnitt 1,5 Stunden dauern.

Die Ziele können sein

• Information über … (geht oft auch schriftlich und ist auch wirksamer)
• Dokumentation von … (geht oft auch schriftlich und ist auch wirksamer)
• Diskussion/Verhandlung von …
• Organisation von … (nicht ohne Vorschläge vorher eingeholt und bearbeitet zu haben)
• Zusammenfassung von … (geht oft auch schriftlich und ist auch wirksamer)
• Aktueller Stand von … (geht oft auch schriftlich und ist auch wirksamer)
• Nächste Schritte im Projekt XY …
• Aufgabenverteilung …
• Veränderungen im Team …

Ich hätte zu fast jedem Punkt Gegenargumente für eine Besprechung: ?

Inhalte festlegen

Aus den Zielen werden die Inhalte der Besprechung definiert.

Die Einladung zur Besprechung klärt die Teilnehmer über das oder die Ziele der Besprechung auf und erklärt, welche Vorbereitungen Sie von den Teilnehmern erwarten. Nur so können sich die Teilnehmenden darauf vorbereiten oder frühzeitig Einwände dagegen bekannt geben.

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer alle erforderlichen Informationen wie beispielsweise das Protokoll der letzten Besprechung rechtzeitig vorab und zwar am besten mit der Einladung erhalten.

Aber hier gilt sowohl die Holschuld als auch die Bringschuld. Die Teilnehmer haben auch selbst dafür zu sorgen, dass sie alle erforderlichen Informationen haben.

Klarheit in der Kommunikation

Die Ungewissheit über Sinn und Zweck einer Besprechung führt zu Unbehagen, vor allem, wenn sie mit Vorgesetzten stattfindet.

Das sind Killer für jedes konstruktive und offene Gespräch. Klarheit ist hier angesagt. Sonst immer nachfragen!

Tagesordnungspunkte

Planen Sie für jedes Thema einen eigenen Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und Zeitdauer ein. Vergessen Sie nicht, den Verantwortlichen zu benennen, der diesen Tagesordnungspunkt vorbereiten soll zum Beispiel:

Die Zeitangabe ist natürlich anfangs gewöhnungsbedürftig, aber nun wissen die Teilnehmer immer, ob sie noch in der Zeit sind.

Aber kalkulieren Sie dabei immer etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.

Während der Besprechung kontrollieren Sie immer wieder die Zeit und moderieren Sie die Besprechung entsprechend, zum Beispiel indem Sie Vielredner mit Hinweis auf die fortgeschrittene Zeit unterbrechen.

Sicher dürfen Sie auch früher fertig werden. Jeder Teilnehmer freut sich, wenn die Besprechung vor dem geplanten Ende fertig wird und er früher etwas anderes tun kann.

Terminierung

Dann wird der Termin ausgewählt und so schnell wie möglich bekanntgegeben, damit sich die Teilnehmer darauf einstellen können.

Pünktlichkeit sollte für jeden Teilnehmer selbstverständlich sein. Es gibt heute genügend Möglichkeiten, sich per Kalenderfunktion eine zuverlässige und rechtzeitige Erinnerung per Smartphone, etc. schicken zu lassen.

Auch die Fahrten und sogar die Parkplatzsuche lassen sich heute via Apps planen.

Einladung zur Besprechung

Die Teilnehmer werden nun

• rechtzeitig
• verbindlich
• mit Bitte um Terminbestätigung

eingeladen.

Wichtig: Bereits vor der Einladung zur Besprechung müssen Ort (Konferenzraum, Lokal, Tagungsräume) und Zeitpunkt festgelegt und bestätigt sein.

Die Teilnehmerzahl sollte so gering wie möglich gehalten werden, aber natürlich müssen die Teilnehmer dabei sind, die die notwendigen Entscheidungen treffen können oder notwendige Abstimmungsmehrheiten bilden.

Wer Besprechungen unangekündigt einberuft, überrascht nicht nur die meist unvorbereiteten Teilnehmer und es muss improvisiert werden.

Besonders ein Brainstorming-Sitzungen sollten angekündigt werden. Sie wollen doch, dass das Unterbewusstsein schon vorher an diesem Thema arbeitet.

Raumplanung

Buchen Sie frühzeitig den passenden Raum für Ihre Veranstaltung.

Werden alle Teilnehmer Platz finden? Es kostet unnötig Zeit und bringt Unruhe, wenn Stühle noch verschoben werden oder Stühle gesucht werden müssen.

Möglicherweise sind Mikrofonanlage und Projektor mit Leinwand notwendig oder bei Workshops zur Ideenfindung müssen genügend Stifte, Flip-Charts und Stellwände vorhanden sein. Das sollte ebenfalls im Vorfeld geklärt werden.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen

• Reichen die Sitzplätze?
• Ist die technische Ausstattung komplett (Funktionskontrolle)?
• Sind Präsentationen, Flipchart & Handouts vorbereitet und verfügbar?

Durchführung der Besprechung

Erst Organisator, dann Moderator der Besprechung

Funktionskontrolle

Der Organisator sollte möglichst mindestens 5-10 Minuten vorher da sein, um sich zu vergewissern, dass alles für den reibungslosen Verlauf der Besprechung vorbereitet ist.

Tipps zur Besprechungsleitung

Besprechungen dienen dem schnellen Informationsaustausch. Da muss natürlich auch diskutiert werden.

Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, geht das am schnellsten, wenn alle Entscheider anwesend sind.

Der Besprechungsleiter oder Moderator steuert die Besprechung. Er vergibt und achtet auf die Einhaltung der Spielregeln. Dabei geht es mit gutem Beispiel voran.

Wenn Sie als Organisator die Besprechung nicht selbst leiten wollen, bestimmen Sie einen Moderator zur Diskussionsführung.

Notieren Sie auftretende, neue Diskussionspunkte und planen Sie diese für die nächste Besprechung ein.

Pünktlicher Beginn

Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz.

Ihre Besprechung sollte immer pünktlich beginnen. Nicht nur der Organisator/Moderator sondern alle Teilnehmer sind rechtzeitig anwesend.

Akzeptieren Sie Verspätungen nur in absoluten Ausnahmefällen! Zu-Spät-Kommen ist eine Respektlosigkeit allen Teilnehmern gegenüber.

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent mit dem Beenden der Besprechung sein und sie innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden.

Laut des Parkinson´schen Gesetzes schaffen Sie Aufgaben mit gesetzten Zeiten besser als, wenn es kein Limit gibt.

Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie aber bitte auch:

Protokoll-Führung

Nach der Begrüßung der Teilnehmer entscheidet der Moderator, wer Protokoll führt?

Das kann vereinbarungsgemäß rotierend sein, oder eine Person wird konkret bestimmt. Dies sollte in den Spielregeln definiert und beschlossen werden.

Häufig reicht ein Protokoll, in dem die Ergebnisse kurz, verständlich und prägnant schriftlich zusammengefasst werden. Es können auch wichtige Bestandteil wortwörtlich diktiert werden.

Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Das erspart die Zeit der zusätzlichen Einführung in das Thema.

Zudem können getroffene Entscheidungen auch nach Monaten nachvollziehen. Erstellen

Für beschlossene Aktionen werden immer der Verantwortliche und die Deadline für die Aktion angegeben.

Statt: „Die Teilnehmer diskutierten über das neue ER- System. Manche Mitarbeiter sind unsicher im Umgang mit dem System. Es wurde deshalb beschlossen, dass eine Schulung der Mitarbeiter erfolgen sollte.“

So: „Die Mitarbeiter der Abteilung XY werden im neuen ERP-System mithilfe einer externen Schulung durch Firma XY geschult. Frau Meier kümmert sich bis zum 15. 5. um die Durchführung der Schulung im Juni.“

Hilfreich ist auf einer vorbereiteten Tafel oder einem Flip-Chart, die Besprechungsergebnisse zu visualisieren. So fällt sofort auf, wenn keine Deadline oder kein Verantwortliche/r bestimmt wurde.

Separate Aufgabenliste

Eine separate Aufgabenliste, am besten am Ende des Protokolls hilft allen Teilnehmern, Ihre Aufgaben genau zu identifizieren und kann auch in der Folgebesprechung helfen, den 1. Tagesordnungspunkt zu kontrollieren. Aktionen der vorherigen Besprechung

Der 1. Tagesordnungspunkt ist immer das Protokoll der vorherigen Sitzung. Das wird dann Punkt für Punkt durchgegangen, um zu kontrollieren, ob alle vereinbarten Maßnahmen so erledigt wurden, wie es gewünscht war.

Hier geben die Verantwortlichen Antworten auf offene Fragen und/oder berichten über den Status.

Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, weil sich neue Situationen ergeben haben, wird das Ergebnis wieder protokolliert.

Das hilft direkt in der konsequenten Umsetzung des Projekts, aber zusätzlich auch in der Umsetzungsdisziplin.

Visualisierung

Moderierte Besprechungen haben vor allem prozesssteuernde Funktion. Der Moderator erteilt Rederecht, bremst Vielredner, ermutigt die Schüchternen und fasst Zwischenergebnisse und Vereinbarungen für alle zusammen.

Motivation Ihrer Teilnehmer

Nach der Begrüßung und Vorstellung des aktuellen Themas folgt die Diskussion. Oder sollte die Diskussion folgen.

Aber die Gruppe schweigt!

Warum sagt keiner was?

Hier einige Gründe, warum Teilnehmer in Besprechungen lieber nichts sagen. Sie …

• … haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
• … trauen Sie nicht, das Wort zu ergreifen.
• … wissen nicht, was sie sagen sollen.
• … sind gelangweilt.
• … haben nicht verstanden, worum es geht.
• … haben das Gefühl, dass ihre Meinung nichts zählt.

Wie also lässt sich das Engagement erhöhen?

Denn Schweigen muss nicht gleich ein Akt der Rebellion oder Arbeitsverweigerung sein.

Hier beginnt die eigentliche Aufgabe des Moderators.

Die meisten Teilnehmer möchten gezielt angesprochen werden.

Einfache Fragen wie: „Frau Blau, wie ist Ihre Meinung dazu?“ reichen völlig aus, um sie zu motivieren.

• Wenn ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin etwas beitragen kann, stärkt dies das Zugehörigkeitsgefühl.
• Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig, deshalb wurde er oder sie ja eingeladen.
• Durch die Gruppendynamik entstehen neue Standpunkte und Denkanstöße.

Positive Gesprächsatmosphäre

Nur wenn ein Klima des Vertrauens herrscht, können die Teilnehmer ihre Meinung frei zu äußern, ohne dass ihnen dadurch Nachteile entstehen.

Dazu auch die Besprechungsregeln.

Gleichberechtigung

• Stoppen Sie das Durcheinanderreden.
• Geben Sie den Stillen und Schüchternen auch die Möglichkeit, etwas zu sagen.
• Bremsen Sie Dauerredner.
• Achten Sie auf die Besprechungsregeln.
• Stellen Sie direkte, einfache und offene Fragen.
• Moderieren Sie die Besprechung, statt sie zu dominieren.
• Achten Sie auf nonverbale Signale, denn nur so können Sie die Stimmung der Gruppe verstehen.
• Überlegen Sie immer, ob das, was Sie zu sagen haben die „Kontrolle“ durch die 3 Siebe besteht

Zeitüberschreitung

Wenn die geplante Zeit für einen Tagungsordnungspunkt überschritten wird, muss der Moderator entscheiden, ob der Punkt in eine erneute Besprechung vertagt wird, oder besser, ob der Punkt weiter von den beteiligten Teilnehmern bearbeitet oder vorbereitet wird.

Der Moderator kann das mit den Teilnehmern ausdiskutieren, aber er hat die letzte Entscheidung.

Beenden der Besprechung

Am Ende der Besprechung wird, wenn nötig, ein neuer Termin für eine Folgebesprechung mit den Teilnehmern vereinbaren.

Danach fasst der Moderator die Ergebnisse der Besprechung kurz zusammen und beenden das Treffen.

Abbruch einer Besprechung

Wenn partout kein Ergebnis herauskommt, sollten Sie hier ruhig auch ein paar Schweigeminuten aushalten. Manche Gedanken brauchen Ruhe, um zu reifen. Aber wenn auch nach einer halben Stunde partout nichts passieren will, vertagen Sie die Besprechung, damit das Unterbewusstsein der Teilnehmer arbeiten kann.

Verpflegung während der Besprechung

Da Sie ab jetzt Besprechungen so kurz genug halten, müssen Sie keine Verpflegung vorbereiten. Jeder erwachsene Mensch ist in der Lage, während 1,5 Stunden ohne Essen auszukommen.

Getränke dagegen sollten bereitstehen, denn sie steigern nicht nur Konzentrations- und Leistungsfähigkeit, sondern sorgen für eine entspannte Atmosphäre.

Die Nieren sind ja unser Beziehungsorgane. Wir treffen uns auf einen Drink, um in Kontakt zu treten.

Spielregeln für Besprechungen

Mit Besprechungsregeln sagen Sie Zeitfressern in der Besprechung den Kampf an! Um einen reibungslosen Ablauf zu verhindern, ist das dringend notwendig!

Reflektieren Sie Ihre Besprechungen mit Ihren Mitarbeitern

Das Team setzt sich eigene Regeln und hilft dabei, die Herausforderungen einer Besprechung am optimalsten zu steuern. Gemeinsam reflektierte und festgelegte Ziele helfen dem Moderator, kontrollierend und steuernd in den Ablauf einer Besprechung einzugreifen.

Dafür planen Sie eine Besprechung, in der Sie eine Bestandsaufnahme, dann legen Sie Regeln fest, für das, was sie ändern wollen.

Häufigste Zeitfresser in Besprechungen

• Unpünktlichkeit
• Fehlende Vorbereitung
• Keine Agenda
• Unsystematischer Ablauf
• Unausgewogener Redeanteil
• Dominanz einzelner versus Zurückhaltung anderer
• Ad-Hoc-Themen oder Endlosdiskussionen
• Keine Leitung bzw. kein Zeitwächter
• Keine Ergebnissicherung
• Teilnehmer telefonieren ständig
• Teilnehmer schauen ständig in ihren Laptop (um E-Mails zu lesen, etc.)
• Unzureichende Ergebnissicherung, die die Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht richtig zuweist und den Bearbeitungsstatus nicht nachhält.
• Herausforderung durch Vielredner, Unpünktliche und schlecht Informierte

Besprechungsregeln

Für ein effiziente Besprechungen gibt es folgende Grundregeln

• Jeder ist pünktlich!
• Ein Teilnehmer redet nur, wenn er etwas wirklich Neues beizutragen hat!
• Jeder fasst sich kurz. Wortbeiträge auf 2-3 min begrenzen!
• Alle Handys sind aus!
• Es werden keine E-Mails gelesen!

Die Vorbereitung

Alle Teilnehmer einer Besprechung, auch der Projektleiter, sind verpflichtet, die „Hausaufgaben“ zu erledigen, das heißt, sie müssen vermeiden, unvorbereitet in der Verhandlung zu erscheinen. Kein Mitarbeiter darf unvorbereitet kommen. Alle Beteiligten sollten sich die Zeit nehmen (können), die sie zur Vorbereitung benötigen, selbst wenn sie um Aufschub bitten müssen.

• Was genau will ich in diesem Gespräch erreichen?
• Welche Erfahrung will ich einbringen, lernen und herausfinden?
• Was genau will ich bewirken?

Minimierung von Wahrnehmungsunterschieden

Das Bild des Ereignisses, das sich ein Mensch macht, basiert auf seiner „Geschichte“ und seiner Erfahrung. Diese kann sich von dem des Verhandlungspartners deutlich unterscheiden. Deshalb darf man nie davon ausgehen, den Standpunkt des anderen zu kennen. Erst durch Hinterfragen können Unklarheiten beseitigt und eine Übereinstimmung erzielt werden. Deshalb ist es sehr wichtig, sehr deutlich eine Sache zu definieren, damit das Gegenüber das Bild bestätigen oder korrigieren kann.

Dabei helfen Fragetechniken, die im Kapitel 9 vorgestellt werden. Durch diese Fragestellungen wird die Situation genau erfasst. Durch genaue Beobachtung erkennt man, was im Gegenüber vorgeht, um anschließend die richtigen Maßnahmen zu treffen.

Zuhören

Aktives, aufmerksames Zuhören ist für effektives Verhandeln eine Verpflichtung. Der Besprechungsleiter muss die anderen zu Wort kommen lassen. Wenn er über 50% der Zeit selbst redet, hört er eindeutig nicht genug zu.

Dazu gehört auch das Respektieren stiller Pausen. Die neuen Eindrücke müssen erst verarbeitet werden, bevor eine Fortsetzung sinnvoll ist. Keiner sollte der Versuchung unterliegen, diese kreativen Pausen mit Reden auszufüllen.

Notizen machen

Das Notieren dessen, was besprochen und was beschlossen wird, ist notwendig. Bei einer hohen Beanspruchung ist es nicht sinnvoll, sich auf das Gedächtnis allein zu verlassen. Deshalb werden die getroffenen Übereinkommen in einem Protokoll zusammengefasst. Dieses Protokoll muss neben den Maßnahmen auch die Verantwortlichen und die Fristen nennen. Wenn der Projektleiter das nicht selbst tun kann, bestimmt er jemanden vor der Besprechung dazu.

Kreativität einbringen

Ein zu frühes Beenden der Sitzung oder nörgelnde Kritik an Äußerungen der Mitarbeiter dämpft die Spontaneität der Beteiligten. Für die Problemlösung sollte von Anfang an etwas Zeit für alternative oder ungewöhnliche Lösungsvorschläge eingeräumt werden. Während einer solchen Diskussion können alle Ideen wertfrei, das heißt ohne Kritik, vorgetragen werden. Alle Verhandlungen, aber auch die ganze weitere Zusammenarbeit kann von einem solchen kreativen Vorgehen profitieren.

Die andere Partei unterstützen

Gute Verhandlungspartner erkennen, dass das Problem der Gegenpartei auch das eigene Problem ist. Dazu versetzt man sich in die andere Partei und arbeitet mit ihr gemeinsam eine für alle akzeptable Lösung heraus. Schließlich hält eine Abmachung nur, wenn sie von allen getragen wird.

• Verständnis-Fragen & Spiegeln („Sehe ich das richtig, dass…?“, „Habe ich Sie richtig verstanden, dass…?“).
• Eigene Beiträge im Angebotsform statt als Befehl formulieren („Was halten Sie davon, wenn…?“ statt „Da muss man  ..!“) oder in Ich-Form sprechen (Ich schlage vor/Für mich ist wichtig, dass …“ statt „Ich will, dass …“).
• Blickkontakt suchen und halten.
• Zusammenfassen von Einzelaussagen („Halten wir an dieser Stelle doch einmal Folgendes fest: …“).

Kompromisse schließen

„Etwas für nichts“ zu geben, sollte vermieden werden. Wenigstens ein Versprechen über den guten Willen oder eine zukünftige Rückzahlung muss für das Geben übrig bleiben. Selbst wenn einem selbst die gemachte Zusage nicht so viel wert wie dem Gegenüber ist, gibt es sicher immer etwas, das einem wichtiger ist als der Gegenseite.

Entschuldigungen rasch einbringen

Wenn man sich während der Verhandlung in der Wahl des Wortes vergriffen hat, ist eine Entschuldigung der schnellste und sicherste Weg, bei dem anderen Menschen die negativen Gefühle abzubauen.

Das ist nicht nur notwendig, wenn es um eine persönliche Entschuldigung geht. Auch eine Entschuldigung über die gegenwärtige, verfahrene Situation kann wirksam sein.

So sollte nicht durch feindselige Bemerkungen zu einem schlechten Gesprächsklima beigetragen werden. Feindseligkeit lenkt die Diskussion vom Wesentlichen auf eine Selbstverteidigungsebene, auf der man dem Gegenüber schaden will.

Ultimaten vermeiden

Ein Ultimatum verlangt immer, dass die Gegenseite entweder aufgibt oder den Kampf bis zum bitteren Ende ausficht. Weder das eine noch das andere Resultat wird einer zukünftigen, positiven Kooperation in einem Projekt zuträglich sein. Daher sollte vermieden werden, jemanden in die Enge zu treiben. Das geschieht zum Beispiel, wenn man der Gegenpartei nur Alternativen bietet, die für die andere Seite nicht akzeptabel sind. Dem Gegenüber sollte immer ein Hintertürchen offen gelassen werden.

Realistische Termine setzen

Viele Verhandlungen ziehen sich zu lange hin, weil kein Termindruck (Zeitplan für die Besprechung) besteht. Eine Deadline verlangt von beiden Seiten, dass sie ihre Zeit wirksam einsetzen. Ein realistischer Termindruck animiert beide Seiten zu Zugeständnissen und Kompromissen.

Allerdings sind Termine zu vermeiden, die nicht realistisch sind und nicht eingehalten werden können.

Teilnehmer in Besprechungen

Gruppencharaktere in Besprechungen

Schließlich gibt es in jeder Gruppe und in jedem Team eine Eigendynamik. Die in Bild dargestellten Gruppencharaktere treten in jeder Gruppe auf.

Glaubt man durch einen glücklichen Zufall einen unliebsamen Charakter losgeworden zu sein, entpuppt sich ein anderes Gruppenmitglied, das dessen Rolle übernimmt.

Die Möglichkeiten, die verschiedenen Charaktere positiv für das Team zu nutzen

Teilnehmer-Ausrüstung

Auch als Gast oder nur Teilnehmer sollten Sie immer etwas zum Schreiben dabeihaben. Dadurch signalisieren Sie Aufmerksamkeit und Seriosität.

Wer einen Notizblock mit nimmt, hat etwas zum Festhalten. Auch im übertragenen Sinn.

Einzelne Stichworte reichen als Notizen völlig aus. Besser zu viele Notizen machen als zu wenige, die aber gut strukturieren.

Schrecken Sie auch nicht davor zurück, sich einen wichtigen Passus wortwörtlich aufzuschreiben.

Nach der Besprechung

Dokumentation der Besprechung

Im Protokoll geht es nicht darum, genau festzuhalten, wer wann was zu wem gesagt hat.

Vor Gericht wird das mit folgendem Satz protokolliert “Die Parteien verhandeln das Thema strittig.“ 🙂

Stattdessen interessieren die Fakten und Ergebnisse: kurzes, stichpunktartige Sätze sind ideal für die Dokumentation.

Verteilung des Protokolls

Ein Ergebnisprotokoll kostet nicht viel Zeit. Der Protokollführer kann es häufig noch während der Besprechung schreiben und anschließend zeitnah an die Teilnehmer verschicken. Spätestens am nächsten Tag sollte es aber geschrieben und an alle Teilnehmer versendet werden.

Bevor Sie das Protokoll an andere außerhalb des Teilnehmerkreises schicken, geben Sie den Teilnehmern Zeit zur Rückmeldung möglicher Missverständnisse oder fehlender Ergebnisse. 1-2 Tage sollten Sie dafür schon einplanen und dies Frist im Anschreiben bekanntgeben.

Nachbereitung der Besprechung

Vor allem wenn Sie selbst die Besprechung organisiert und einberufen haben, ist es unumgänglich, diese nachzubereiten.

Folgende Checkliste ist dabei hilfreich

• Protokoll erstellen und verschicken
• Aufgabenlisten an die Teilnehmer an das Protokoll hängen, um so die Aufgaben zu delegieren
• Möglicherweise beim Kunden, Kollegen, etc. nachfassen

Tipps für bessere Besprechungen

Neue Ideen für bessere Besprechungen

So viele Beispiele es für schlecht geführte Besprechungen gibt, so viele Ideen gibt es  für die Verbesserung einer Besprechung.

Agiles Projektmanagement: DailyScrumMeeting

DailyScrumMeeting der Teammitglieder sind kurze Besprechungen von nur 10 Minuten vor den Scrum-Boards mit den Aufgaben.

Durch das im Stehen ausgetragene Meeting fassen sich die Teilnehmer automatisch kurz.

Agenda von unten

Die Agenda spontan umdrehen, fördert eine kurzfristige Aufmerksamkeit.

Unpünktlichkeit sanktionieren

Die Türen des Konferenzraums werden zwei Minuten nach Beginn zugeschlossen werden und erst kurz vor Ende der Besprechung wieder geöffnet.

Da lässt die Kaiserzeit mal wieder grüßen. ?

Prominente Beispiele von Managern

• Die Yahoo-Chefin Marissa Mayer gilt als besonders gut organisiert und streng. Sie arbeitete immer mit Besprechung-Regeln und immer mit Agenden, um Vorbereitung und Fokussiertheit zu gewährleisten.
• Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie Warren Buffett treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Durch diesen Filter überträgt er die Organisationspflicht auf den Anfrager.
• Bei A. T. Kearney gibt es sogenannte Blue-Team-Sitzungen, in denen ein Mitglied sein Projekt vorstellt und sich die kritischen Anmerkungen ohne Widerspruch anhören muss. So muss er erst neue Gedanken an sich heranlassen, ehe er sich rechtfertigt und eventuelle Fehler begründet.
• Provokante Anfangsfragen stellen, um das Team wach zu rütteln. Zum Beispiel
  • Wie stellen Sie sich den idealen Arbeitsplatz vor?
  • Welche ungeschriebenen Regeln erschweren es, schneller, effizienter und profitabler zu arbeiten?
  • Welche erstaunliche Erfindung würde Ihren Job einfacher und produktiver werden lassen?
  • Wo würde das Unternehmen heute stehen, wenn Sie nicht hier arbeiten würden?
  • Wenn Hollywood einen Film über Ihr Unternehmen drehen würde, welchen Titel hätte er?

Natürlich können dabei auch unangenehmen Wahrheiten ans Licht kommen.

4 digitale Besprechung-Tools

Hier noch eine Auswahl an Tools, die Ihre Besprechungsplanung produktiver machen:

• Twiddla Das Tool funktioniert direkt aus dem Browser heraus. Sie müssen dafür nichts downloaden. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einem Whiteboard Ideen festzuhalten, Dokumente, aber auch Bilder zu bearbeiten. Besonders nützlich ist, dass Sie damit eine Website öffnen und mit Anmerkungen oder Notizen versehen können.
• Minutes In der Regel gibt es eine Person in der Besprechung, die die Ergebnisse für alle festhält und protokolliert. Im Anschluss an das Treffen, werden diese Informationen allen Anwesenden zur Verfügung gestellt. Minutes.io erleichtert diesen Prozess. Sie können es nutzen, um während der Besprechung Notizen zu machen und diese gegen Ende direkt an alle Teilnehmer zu schicken.
• Mindmeister Das Tool ermöglicht es, Mindmaps online zu erstellen, mit anderen Nutzern zu teilen und daran zusammenzuarbeiten.
• Doodle Das Tool vereinfacht, einen gemeinsamen Termin für eine Besprechung zu finden. Jeder der Teilnehmer erhält einen Link und kann vermerken, wann er Zeit hat. Gleichzeitig sieht er auch, an welchen Terminen die anderen Teilnehmer nicht können.

Kleine Besprechungen

Und nun zu den tausend kleinen Besprechungen.

Ich hätte fast statt Besprechungen Projekte geschrieben. Denn vergessen Sie niemals, dass Besprechungen, auch die klitzekleine, Projekte sind!

„Muss ich denn auch meine Besprechungen mit meinem Boss planen?“

Ja, natürlich. Und Ihr Boss sollte dies auch tun.

Denn nur so werden Sie produktiv!

Für eine kurze Besprechung müssen Sie nicht viel Zeit und Energie investieren. Aber gerade Standard-Besprechungen bieten ein gutes Übungsfeld, um Erprobtes in die Praxis zu überführen.

Fazit

Eine Besprechung ist ein Projekt, das zeitlich begrenzt ist, eine definierte Zielvorgabe hat, eine gewisse Einmaligkeit aufweist, in der Regel in Teilprojekte und Einzelaktivitäten untergliedert werden (Komplexität) muss, im allgemeinen mit einem Risiko behaftet ist, die Zusammenarbeit von Spezialisten  erfordert und eine Leitung erfordert.

Um erfolgreiche Besprechungen durchzuführen, will jede noch so kleine Besprechungen geplant werden.

Bildnachweis: Pixabay.com; Annette Kunow

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