Nun brennt es mir aber auf den Nägeln, Ihnen auch mal ein paar Methoden der Zeitplanung, zum Beispiel die Pomodoro-Technik und die 60/60/30-Regel, vorzustellen, mit denen Sie fokussiert und somit produktiv arbeiten können.

Beide haben 3 wesentliche Gemeinsamkeiten.

• Sie ordnen eine große oder mehrere kleine Aufgaben zu Blöcken.
• Sie haben Pausen zwischen diesen Blöcken.
• Sie ordnen diese Blöcke nach Wichtigkeit.

Der letzen Punkt ist so wichtig, dass ich ihm demnächst einen ganzen Artikel widmen werde.

Fokussiertheit und Konzentration wird geschärft

In beiden Methoden wird die Fokussiertheit und die Konzentration geschärft.

• Die Konzentration wird für einen bestimmten Zeitraum auf nur ein Thema gelenkt.
• Die Fokussiertheit wird trainiert.
• Die Konzentrationsfähigkeit wird geschult.
• Durch die Beschränkung auf ein Thema werden alle anderen Dinge ausgeschaltet.
• Unterbrechungen werden durch die Vorbereitung und exakte Planung der Aufgabe eliminiert.

Dieses Vorgehen in kleineren Einheiten sorgt aus zwei Gründen für eine wirkliche Produktivitätssteigerung.

• Sie sind konzentrierter und motivierter, die Aufgaben in der festgelegten Zeit tatsächlich zu beenden.
• Die Pausenzeiten sorgen für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen produktiver Anspannung und Entspannung.

Von dem Hindernis abgesehen, dass bei beiden Methoden die Arbeit zuerst geplant werden muss, um dann diszipliniert abgearbeitet zu werden, gibt es mehr Vorteile als Nachteile bei diesen beiden Arbeitstechniken.

Zeitplanung wird trainiert und Zeitfresser eliminiert

• Das eigene Zeitgefühl wird durch das richtige Einschätzen des Aufwands für eine Teilaufgabe trainiert.
• Bei richtiger Planung wird das Wichtigste zuerst erledigt.
• Durch die Priorisierung der Aufgaben werden die Grenzen des tatsächlich Machbaren an einem Arbeitstag deutlich.
• Mit dieser klaren Einteilung der Zeit wird deutlich, wo die Arbeitszeit wirklich bleibt.
• Unser “Inneres Kind” hat Freude, die Häkchen an die erledigten Aufgaben zu setzen.

Richtige Aufgabenplanung macht eine effiziente Arbeit möglich

• Unter dieser Zeitbeschränkung werden bei der Planung (zum Beispiel der erste Blog des Tages) schnelle und konsequente Entscheidungen getroffen.
• Durch die Aufteilung der Arbeit in Teilarbeiten wird einerseits klar, welche Informationen oder Anteile noch fehlen, andererseits wird die Hürde zu beginnen herabgesetzt.
• Bei der Planung werden gleichartige Aufgaben gebündelt, zum Beispiel mehrere kleine Aufgaben in einem Block.
• Durch die Planung der Aufgaben wird die Reihenfolge der Abarbeitung bestimmt und kann eventuell für die Zukunft automatisiert werden.
• Die Arbeitsvorbereitung wird optimiert, weil vorab die nötigen Unterlagen bereitgestellt werden.
• Konsequenterweise wird nicht mehr Arbeitszeit in dieses Thema oder Teilthema investiert als geplant wurde.

Die Schwelle anzufangen, wird immer durch kleine Teilaufgaben herabgesetzt:

• Durch kleine Teilaufgaben wird die Schwelle zum Anfangen deutlich kleiner, denn die Dauern sind überschaubar.
• Es werden echte Pausen gemacht.
• Auch die knappe Zeit zum nächsten Termin kann produktiv genutzt werden.

Die Pomodoro-Technik

Was ist nun die Pomodoro-Technik?

Wie viele Arbeits- und Produktivitätstechniken ist die Pomodoro-Technik (Tomaten-Technik) einfach und kann in einem Satz erklärt werden:

“Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten Pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen.” Wikipedia

Wichtig dabei ist, dass im Vorfeld die Aufgabe in diese kleinen Zeithappen (Pomodori) unterteilt werden muss.

Aufgabenstellungen mit 25 Minuten Dauer

Um an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen zu kommen, gibt es vier Möglichkeiten

• Sie haben eine Aufgabe, die Sie in einer Einheit von 25 Minuten schaffen.
• Sie fassen mehrere kleine Aufgaben (zum Beispiel die Postbearbeitung) in einem Pomodoro zusammen.
• Sie unterteilen eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten.
• Auch eine knappe Zeitspanne von < 25 Minuten bis zum nächsten Termin kann produktiv genutzt werden.

Anleitung für die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro- Technik besteht aus fünf Schritten:

So entstand die Pomodoro-Technik

Entwickelt wurde die Pomodoro-Technik in den achtziger Jahren von dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Er verwendete damals für die Zeitmessung eine Küchenuhr, die die Form einer Tomate hatte. So war der Name geboren.

Die 60-60-30-Regel

Der ewige Feind der Ablenkung

Wie Sie bereits wissen, ist die Ablenkung die größte Feind Ihrer erfolgreichen Selbstführung. Über einen kompletten Arbeitstag lässt Sie sich niemals vollständig vermeiden.

Das ist eine Realität, die Sie anerkennen müssen.

Und dann: Irgendwann müssen Sie zum Beispiel Ihre E-Mails bearbeiten und auch auf eingegangene Anrufe reagieren und zurückrufen.

An diesen und anderen Pflichtaufgaben geht einfach kein Weg vorbei.

Fokus ist notwendig, laugt über längere Zeit aber leider auch aus

Wenn Sie es zwischenzeitlich geschafft haben sollten, Ihr Fokussiertheit über längere Zeitspannen zu halten, können Sie das nicht unendlich lange.

Dann ist dies die Lösung: Sie brauchen Ihren Fokus nur noch über einen von Ihnen bestimmten Zeitraum aufrecht zu erhalten.

Doch was ist ein idealer Zeitraum?

Ganz klar ist: Es macht wenig Sinn, viele Stunden ohne Pausen hintereinander durchzuarbeiten.

Damit sind Sie zwar durchgehend beschäftigt, aber Ihre Konzentration nimmt dabei mit der Zeit stark ab. Und damit Ihre Produktivität!

Und darum geht es schließlich: Von der reinen Abarbeitung Ihrer Zeit haben Sie nicht viel Ertrag.

Der richtige Ansatz

Für kleinteilige Aufgaben ist die oben beschriebene Pomodoro-Technik geradezu ideal und für sehr viele Berufsfelder damit auch hervorragend geeignet.

Doch arbeitet man an größeren Projekten, dann tun sich mit dieser Begrenzung oft Probleme auf.

Höchstwahrscheinlich wird es Ihnen schwer gefallen sein, sich auf diese 25 Minuten zu begrenzen.

Denn : Haben Sie einmal mit der Arbeit begonnen und sind in einen positiven Flow gekommen, dann möchten Sie diese produktive Phase ungern unterbrechen. Sie arbeiten also in der Regel länger, als die dort empfohlenen 25 Minuten.

Sofern Sie allerdings zu lange beschäftigt sind, lässt die Konzentration nach und Ihre  Produktivität wird wieder abnehmen. Nach einer Weile stellen sich Müdigkeit und mangelnde Konzentration ein.

Was ist also der ideale Rhythmus zwischen produktiver Anspannung und notwendiger Entspannung?

So bekommen Sie echten Rückenwind

Diese Methode nennt sich 60-60-30-Regel. Sie ist von unserem normalen Biorhythmus abgeleitet.

Diese Methode sieht folgenden Arbeitsrhythmus vor

Da der Biorhythmus eines jeden Menschen verschieden ist, kann diese Zeiteinteilung den Bedürfnissen entsprechend variieren.

Ich, zum Beispiel, kann gut auch 1,5 h am Stück arbeiten, weil ich dies bei Vorlesungen durch die jahrzehntelange Tätigkeit an der Hochschule trainiert habe.

Diese oben beschriebene Abfolge stellt einen sogenannten 60-60-30-Block dar. Nun mögen 10-Minuten-Pausen in einer Stunde nicht gerade wie eine besonders effiziente Strategie erscheinen, eher wie eine ziemliche Zeitverschwendung.

Doch weit gefehlt.

Wenn Sie die jeweiligen 50 Minuten absolut fokussiert bleiben, dann werden Sie feststellen, dass Sie einen echten Produktivitätsschub erleben.

Nach einem solchen Zwei-Stunden-Block machen Sie dann wiederum eine 30 minütige Pause, bevor Sie einen weiteren zweistündigen Block beginnen.

Wenn Sie pro Arbeitstag zwei solcher stark fokussierten Blöcke schaffen, dann haben Sie im Prinzip das Maximum an sinnvoller täglicher High-Performance-Zeit herausgeholt.

Zumindest dann, wenn Sie nicht gerade einen Weltkonzern leiten. ?

Die Blöcke müssen Sie natürlich nicht unbedingt direkt hintereinander erledigen. Wann Sie diese Einheiten planen, können Sie sie sehr gut an Ihrem ganz persönlichen Biorhythmus anpassen.

Den Rest des Tages können Sie mit E-Mails, Telefonaten, Meetings, einfachen Planungstätigkeiten und anderen Nebentätigkeiten verbringen.

Der 60-60-30 Rhythmus sorgt im Ergebnis für eine ideale Balance zwischen Anspannung und Entspannung Ihrer produktiven Tätigkeiten, wie Sie sie zum Beispiel bei speziellen Projekten, Kundenaufträgen, etc. benötigen.

Auch wenn sie kaum bekannt ist, gehört diese Methode sicherlich zu den besten Produktivitäts- und Selbstführungsinstrumenten, die es überhaupt gibt.

Die konsequente Einhaltung der Pausen

Die konsequente Einhaltung der Pausen ist in beiden Methoden extrem wichtig.

Kosten Sie diese Pausen intensiv und ganz bewusst aus. Verlassen Sie dabei am besten Ihren Schreibtisch und bewegen sich nach Möglichkeit auch etwas. Vielleicht sogar an der frischen Luft, zum Beispiel am geöffneten Fenster oder auf dem Balkon.

Ein paar kleine Tipps am Rande

• Beginnen Sie insgesamt damit, in zwei Stunden Blöcken zu denken.
• Halten Sie sich hierfür am besten feste geblockte Zeiten in Ihrem Kalender frei.
• Fragen Sie sich für jede Woche im Voraus, wie viele solcher Zwei-Stunden-Blöcke Sie einplanen können.

Fazit

Es gibt 2 wichtige Methoden zur Zeitplanung: Die eine ist die Pomodoro-Technik, die 2. Methode nennt sich 60-60-30-Regel.

Beide Methoden teilen die anstehenden Aufgaben in zeitliche Blöcke, die durch Pausen unterbrochen werden. Dadurch werden Fokussiertheit und Konzentration gezielt auf die wichtigen Aufgaben gerichtet.

Dazu wird die Schwelle zum Anfangen deutlich kleiner. Denn durch kleine Teilaufgaben sind die Dauern überschaubar.

Welche Methode bevorzugen Sie?

Bildnachweis: Pixabay, Annette Kunow

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