5 Schritte zur Digitalisierung im Unternehmen

5 Schritte zur Digitalisierung im Unternehmen

Alles spricht von Digitalisierung im Unternehmen. Am besten Digitalisierung 4.0.

Die andere Gruppe hat Angst vor der Digitalisierung:

„Wir machen das schon immer so.“

„Bei uns geht das nicht.“

„Stellen Sie sich das mit unseren Kunden vor.“

„Unsere Kunden sind so individuell, dass wir nichts automatisieren oder digitalisieren können.“

„Ich mag es, mit Leuten direkt zu arbeiten.“

Killerphrasen zur Digitalisierung im Unternehmen

Wenn ich das höre, dann weiß ich zuerst immer gar nicht, was ich sagen soll.

Das sind so viele Killerphrasen auf einmal, dass ich sie erst mal strukturieren muss.

Zum Beispiel der Satz, ich will mit meinem Kunden direkt arbeiten und ihn sehen.

Digitalisierung im Unternehmen heißt ja nicht, dass ich den Kunden niemals sehe oder nicht treffen darf. Aber es gibt doch eine große Menge von Arbeiten oder Aufgaben, die durch eine einfache Kommunikation über E-Mail, über Telefon oder Skype ausgetauscht werden können.

Das tun wir das doch schon längst. Dazu muss ich den Kunden nicht direkt sehen.

Im Meeting ist es aber angenehmer, das Gegenüber zu sehen, weil eben auch der Körper spricht. Dazu gibt es Webinarräume, die ja auch schon genutzt werden.

Zum Beispiel betreue ich Abschlussarbeiten oft per Skype. Es gibt konkrete Fragen zu beantworten und per Skype gibt es eben auch die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe. Der Studierende hat zum Beispiel im Auslandssemester gar nicht die Möglichkeit an der HS Bochum vor Ort zu erscheinen oder er arbeitet neben dem Studium und kann erst abends nach Dienstschluss mit mir Kontakt aufnehmen, ohne einen Urlaubstag zu investieren.

Wie geht dann Digitalisierung im Unternehmen?

Nun muss zuerst klar gestellt werden, dass Digitalisierung im Unternehmen zuerst mit einer Automatisierung von Abläufen einhergeht.

Zuerst müssten muss das Unternehmen seine Prozesse kennenlernen, um sie dann in Abfolge zu bringen, die automatisch ablaufen können.

Wie schaffen es Unternehmen,  insbesondere Dienstleister nun, in diesem Modus zu kommen, damit sie ihre individuellen Prozesse automatisieren können?

Es ist ein großes Thema. Natürlich könnten diese Killerphrasen einfach vom Tisch gefegt werden. Sie einfach als falsch und/oder antiquiert hinstellen. Das würde diese Gruppe ja noch mehr verschrecken.

Tatsächlich haben viele meiner Gesprächspartner in den Unternehmen eine große Hürde zu überwinden. Klick um zu Tweeten

Eine große Hürde in Richtung Digitalisierung im Unternehmen

Tatsächlich haben meine Gesprächspartner in den Unternehmen eine große Hürde zu überwinden. Sie haben keine Vorstellung, von dem Ergebnis der Digitalisierung im Unternehmen.

Welche Möglichkeiten gibt es für die Digitalisierung im Unternehmen?

Tatsächlich war mir auch vor zwei Jahren noch nicht klar, welche Möglichkeiten es gibt.

Als ich anfing, mich mit der Digitalisierung in meinem Unternehmen zu beschäftigen, hatte ich überhaupt keine Idee. Ich wurde da irgendwie reingeworfen. Ja, ich habe es auch zuerst gar nicht verstanden, welchen Vorteil es geben sein sollte.

Und ich wusste natürlich auch nicht, wie die Dinge miteinander verzahnt sind.

Erst mit der Zeit und dem Tun kam ich hinter diese Zusammenhänge.

Meine Erfahrung bei der Digitalisierung im Unternehmen

Zuerst tappte ich natürlich von Falle zu Falle in diesem Business. Ich verstand wenig und verursachte Fehler nach Fehler. Auch wenn mir mein Umfeld signalisierte, dass das Anfangsschwierigkeiten seien, war ich schon sehr genervt.

Ich musste also erst lernen, wie diese Prozesse ablaufen, wie sie ineinander verschachtelt sind und wie sie das Leben erleichtern – wenn man erst mal die Vorarbeit geleistet hat.

Ohne Strategie geht es nicht in der Digitalisierung

Ja, wenn ich zurückblicke, was ich in den eineinhalb Jahren bis jetzt gelernt habe, dann war es ein großes Learning.

Sehr viele Dinge kamen zueinander, die bearbeitet werden mussten, und was mein größtes Learning war: Ich brauchte eine Strategie, um es umzusetzen.

Mit der Strategie

  • Aufgaben systematisch erstellen und dann automatisieren,
  • E-Mail-Listen erstellen und
  • einen Blick für die Prozesse entwickeln.

Seitdem fallen mir überall in allen Bereichen, in den ich mich befinde, Abläufe auf, die automatisiert werden könnten.

Das derzeitige Leben läuft noch in alten Strukturen ab

Vieles in unserem derzeitigen Leben läuft noch in alten Strukturen ab. Klick um zu Tweeten

Vieles in unserem derzeitigen Leben läuft noch in alten Strukturen ab.

Und natürlich besitzen viele Unternehmen noch diese alten Strukturen. Auch wenn sie sich in den letzten Jahrzehnten sehr in Richtung Projektbearbeitung entwickelt haben.

Heute gibt es schmale Hierarchien in den Unternehmen, auch in den meisten  großen Unternehmen. Aber die Unternehmen, vor allem die Mittelständler und die kleinen Unternehmen tun sich einfach  schwer, diese Prozesse herauszuarbeiten.

Ich gebe zu, ich habe es am Anfang auch nicht verstanden.

Lichtblick bei der Digitalisierung im UnternehmenEinen Lichtblick oder einen großen Schritt habe ich gemacht, als ich das Podcast-Interview von Monika Birkner mit Maik Pfingsten hörte.

Aber ist Digitalisierung im Unternehmen nur im Engineering möglich?

Ich hatte schon viele Blogs von dem Maik Pfingsten gelesen. Trotzdem war mir immer unklar, wie er das genau macht und wie ich es umsetzen kann.

Ja, klar: Lastenheft war mir (als Ingenieurin) auch klar, aber wie geht die Automatisierung (im Online-Business: Skalierung)?

Skalierung in der Digitalisierung

Skalieren bedeutet in der Digitalisierung, dass etwas automatisiert wird, damit es immer wieder so ohne großen Änderungsbedarf für den jeweiligen Kunden verwendet werden kann.

Erst in dem Interview von Monika Birkner wurde mir klar, was es bedeutet.

Einen großen Dank an Monika Birkner, die es wirklich versteht, Aussagen noch mal in klaren Worten zusammenzufassen. Das war sehr hilfreich, denn sie hat es mit ihren eigenen Worten und nicht als Ingenieurin gesagt. So wurde es für alle Zuhörer verständlich.

Meine Anfänge und Learnings

Ich habe bereits von meinen Anfängen erzählt und meinem Learning. Darauf will noch einmal ganz kurz zurückkommen.

Wie gesagt ich begann 2015 mit dem Online-Business. Ich hatte damals von nichts eine Ahnung.

Gut, ich bin Ingenieurin und kann programmieren.

Aber, das heißt nicht, dass das Voraussetzungen sein müssen. Ich kenne eine ganze Menge Leute, die erfolgreich sind, die gar nichts programmieren können und es trotzdem erfolgreich sind.

Der Trick in der Digitalisierung ist ja, sich immer die entsprechenden Partner zu suchen, die gerade die spezielle Dienstleistung ausführen, die man selbst nicht hat oder nicht beherrscht. Das schon mal vorab.

Hilfe durch einen Coach

Ich hatte mir jemanden zu Hilfe genommen: einen Coach, der mir sehr viel erklärte, sehr viel klar machte und sehr viel an Strukturen zeigte, die für mich wirklich Neuland waren. Ich konnte nicht wirklich ermessen, was sie bedeuteten, wo ich mich mit Erstaunen entlang hangelte.

Zuerst verstand ich an sich überhaupt nichts. Aber Sie wissen ja wie das ist: Erst versteht man gar nichts, dann ein bisschen, zum Schluss versteht man die Zusammenhänge plötzlich und ist alles klar. Dann wundert man sich, dass man das nicht sofort verstehen konnte.

Erstes Übungsfeld: die Erstellung eines Online-Kurses

Dann habe ich mich todesmutig an einem Online- Kurs angemeldet: „Mein erster Online-Kurs“ von Marit Alke. Der hatte das Ziel, einen kompletten Online-Kurs in zwölf Wochen zu erstellen und danach durchzuführen.

Himmel, das war ein Unterfangen.

Ich bin jemand, die immer schnell und hoch denkt. Schneller, höher, größer!

Wenn ich eine Projektidee habe, mache ich gerne drei davon und hab noch 1000 weitere Ideen dazu. Ich möchte es dann auch möglichst sofort umsetzen.

Das wollte ich diesmal auch, aber ich stellte schnell fest, dass ich viel zu wenig davon verstand.

Ich konnte Landingpage nicht von Verkaufsseite unterscheiden. Die ganzen Begriffe waren mir völlig unklar. Ich konnte doch nicht einmal Freebie (kostenloses Produkt) richtig schreiben.

Aber ich wollte den Online-Kurs machen. Bis zum Ende des Kurses im Februar sollte er stattfinden.

Na ja, ich musste schnell einsehen, dass ich das nicht bis zu diesem Zeitpunkt schaffte. Also schob ich dieses Ziel etwas weiter nach vorne. Zuerst März, dann Ostern.

Ich arbeitete wie eine Besessene an den gestellten Aufgaben der wöchentlichen Module. Vom Launch (Marketingauftritt) bis zum Konzept des Online-Kurses.

Konzept plus Strategie der Digitalisierung im Unternehmen

Digitalisierung im Unternehmen braucht eine klare Strategie. Klick um zu TweetenDas Konzept des Kurses war noch das Leichteste für mich. Aber alles andere war  schwer für mich.

Schließlich gab ich erstmalig Webinare, um Teilnehmer anzulocken. Beim ersten mal sass ich im Falschen „Raum“. Und so ging es weiter. 🙂

Ich hatte eben noch keine richtige Strategie. Eigentlich war ich noch gar nicht auf diese ganzen Systeme richtig vorbereitet.

Ohne Strategie geht nichts in der Digitalisierung im Unternehmen

Also musste ich noch mal von Neuem beginnen. Dazwischen hatte ich natürlich noch paar andere Ideen, die ich durchführen wollte und dann auch durchführte. Das gab mir wieder Motivation und Mut weiterzumachen.

Ich lernte die Schritte, die ich durchlaufen musste.

Trotz der anfänglichen Frustration würde ich heute sagen: Zum Glück habe ich‘s angefahren, zum Glück hab ich mich nicht beirren lassen, zum Glück habe ich weitergemacht.

Wie geht das mit der Umsetzung für die Digitalisierung im Unternehmen?

Aber wie ginge das mit der Umsetzung für die Digitalisierung im Unternehmen?

Natürlich ebenfalls schrittweise. Es sind in etwas 5-6 Schritte.

1 Für die Digitalisierung im Unternehmen Abläufe protokollieren

Als erstes sind die Abläufe zu protokollieren, die im Unternehmen stattfinden.

Ja, das ist ein mühseliges Unterfangen, aber dringend notwendig, um überhaupt erst einmal die Struktur des Unternehmens kennen zu lernen.

Vielen Unternehmern und deren Mitarbeitern ist oft gar nicht bewusst, welche Prozesse wo und wie ablaufen. Sie müssen ihre Prozesse erst einmal kennenlernen. Dazu müssen sie erst mal genau protokolliert werden.

Wenn jetzt jemand aufschreit: „Was macht das für eine Arbeit! Das ist ja unglaublich!“

Halt!

Jedes produzierende Unternehmen hat detaillierte Arbeitsanweisungen, mit denen verschiedene Abläufe beschrieben sind. Spätestens seit der Zertifizierung nach ISO 9001 wurden diese sehr detailliert festgeschrieben. Es ist also nichts Neues.

2 Abläufe auf wiederkehrende Prozesse untersuchen

Diese Abläufe müssen auf wiederkehrende Prozesse hin untersucht werden.

Wenn ein Ablauf aus dem anderen folgt, dann ist es ein Prozess. Und wenn verschiedene Abläufe hintereinander folgen, also zum Beispiel in der Datenablage oder im Materialeingang, dann ist das auch ein Prozess.

Das gilt auch für den Dienstleister. Irgendwo kommt die Post an, dann wird die Post aufgenommen und weiter verteilt, usw.

3 Diese Prozesse gilt es bei der Digitalisierung im Unternehmen zu automatisieren

Diese Prozesse gilt es dann zu automatisieren. D. h., diese Prozesse werden nun in die großen Abläufe eingefügt. Dabei wird so viel wie möglich automatisiert und ausgelagert.

Deshalb ist der nächste Schritt von großer Bedeutung.

4 Die Frage nach Auslagerung

Bei allen Abläufen muss die Frage gestellt werden: „Was kann ich auslagern?“

Viele Menschen haben ein Steuerberater. Ein Unternehmer ohne Steuerberater ist für mich eigentlich unvorstellbar. Ich jedenfalls als Unternehmerin könnte gar nicht nachhalten, was sich permanent an steuerrechtlichen Dingen verändert.

Das zum Beispiel ist eine Auslagerung. Das ist eine Vergabe eines Prozesses, den ich nicht mehr selbst mache. Prinzipiell könnte ich ihn selbst machen, aber ich gebe ihnen weiter, weil mir die Fachkompetenz fehlt und die Zeit, mir diese anzueignen.

Ein zweites Beispiel für eine gelungene Auslagerung ist das Versenden von Paketen.

Kein Mensch auf der Welt versendet heute Pakete, indem er die Pakete selbst zum Ort transportiert.
Heute übergeben Sie das Paket einem Dienstleister, der die Pakete entweder bei Ihnen vor Ort abholt,  oder Sie bringen das Paket zu einer definierten Sammelstelle.

Das es auch eine gelungene Auslagerung, eine Automatisierung von Arbeiten, bzw. Arbeitsabläufen.

Das sind Beispiele, die Ihnen zeigen, dass es heute schon viel Digitalisierung im Unternehmen gibt.

Nur müssen diese Prozesse erkannt werden. Dazu müssen Sie klar gesehen und klar strukturiert werden.

5 Kleine Schritte gehen

Nach diesen 4 Schritten müssen weitere,  kleine Schritte gegangen werden. Ein Schritt nach dem anderen, damit es nachher funktioniert.

Die Unternehmen müssen sich aber erst mal über ihre Prozesse klar werden. Dann wird ein Prozess nach dem anderen durchleuchtet und automatisiert.

Beispiel zum mentalen loslassen könnenBeispiel für die Digitalisierung im Unternehmen

Im Unternehmen A muss jeder neue Mitarbeiter ein Programm zur Projektierung erlernen, bzw. dort eingearbeitet werden. Dazu setzt sich immer ein dazu fähiger Mitarbeiter mit ihm zusammen und erklärt dem neuen Mitarbeiter das Programm. Meist geht diese Schulung nicht über die Grundlagen hinaus.

Damit arbeiten schon zwei Personen nicht mehr im Unternehmen. So wichtig Weiterbildung auch ist!

Oder das Unternehmen schickt den neuen Mitarbeiter zu einer Schulung auswärts. Dann fallen nicht nur die Kosten für die Schulung an, sondern auch für die Fahrt und die Unterbringung.

Automatisiertes Vorgehen bei Schulungen

Der dazu fähige, geschulte Mitarbeiter nimmt ein Video auf, zum Beispiel mit der Software Camtasia Studio, in dem er die wichtigsten Menupunkte des Programms oder die einzelnen Abläufe detailliert bespricht.

Dieses Video kann sich jeder neue Mitarbeiter zu seiner eigenen Schulung ansehen und zwar so lange und so oft, bis er alles verstanden hat. Wenn Fragen entstehen, kann er natürlich den erfahrenen Kollegen fragen.

Denken Sie dieses Modell einmal weiter durch. Sie sehen im Moment schon sehr viele Möglichkeiten und damit eine große Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen, oder?

Ich kann es im Moment nicht beziffern, aber ich kann mir vorstellen, dass da sehr viel Potenzial brach liegt, das gehoben werden will.

Fazit zu Loslassen-Können und um Enttäuschungen zu überwinden

In 5-6 Schritten können einzelne Prozesse herausgearbeitet werden, die ohne Probleme automatisiert werden können.

Dabei sind die Möglichkeiten, Prozesse ganz oder teilweise auszulagern, sehr wichtig.

Das verhilft Ihnen zu einer großen Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen, das im Moment brach liegt.

Mit meiner „Produktivität und Selbstführung“ Community habe ich eine Gruppe für Solopreneure geschaffen, die ihre Produktivität erhöhen und ihre Selbstführung entwickeln wollen?

Interessant für Sie?

Sie sind herzlich eingeladen!

 

About Annette Kunow

Portrait Annette Kunow

Mein Name ist Annette Kunow und ich bin Hochschullehrerin, Künstlerin und Business Coach.

Seit 30 Jahren mache ich nun diesen „Trigat“ zwischen Hochschule, Unternehmen und Kunst. Ich schaffe es immer wieder, die Synergien zwischen diesen drei Standbeinen herzustellen.

Nur so funktioniert es: Durch die Tätigkeit in meinem Unternehmen KISP bereichere ich den Unterricht an der Hochschule in der Technischen Mechanik und im Projektmanagement mit Beispielen aus der Praxis.

In der Kunst kann ich dann meine andere Seite leben. Meine Bilder stelle ich mittlerweile weltweit aus.

Ich kann das alles gut integrieren und möchte keine dieser Seiten missen.

 

1Comment
  • Monika Birkner
    Posted at 14:43h, 19 Oktober Antworten

    Liebe Frau Kunow,

    ein erfrischend offener Artikel, der gleichzeitig Mut macht, sich mit Digitalisierung auseinander zu setzen und die großen Hürden, die viele erst einmal vor sich sehen, elegant aus dem Weg räumt. Das Beispiel der Schulung finde ich sehr gelungen. Denn durch so ein Video wird auch eine gleichbleibende Einarbeitung sicher gestellt. Sonst hängt es vom Erklärungsgeschick des erfahrenen Mitarbeiters und von seiner zeitlichen Verfügbarkeit ab, wie die Schulung verläuft.

    Ich freue mich, dass das Podcast-Interview für Sie hilfreich war.

    Herzliche Grüße
    Monika Birkner

Post A Comment