Selbstmanagement hängt stark von der Fähigkeit ab, die Zeit richtig zu planen, und Zeit lässt sich nicht managen, Zeit muss nach Prioritäten geplant werden.

Der größte Irrglaube

Wenn wir an Selbstmanagement denken, dann verbinden wir damit meist das Wort Zeitmanagement. Über viele Jahrzehnte galt Zeitmanagement als die Methode schlechthin.

Wir müssen zudem unweigerlich an Terminkalender, Checklisten oder einen wunderschönen ledernen Filofax denken. (Ich habe mein altes Schätzchen aus blauem, geprägten Kalbsleder tatsächlich noch! Aber nicht mehr in Gebrauch.) Der eine oder anderen von Ihnen benutzt einen solchen vielleicht sogar noch.

So wichtig alle diese Planungshilfen sind, liegt der Idee des “alten” Zeitmanagements allerdings ein Fehler zugrunde. Denn Zeitmanagement gibt es gar nicht. Zeit kann man nicht managen, man kann sie nur geschickt einsetzen.

Was bedeutet das nun für Sie?

Zuerst die gute Nachricht: Zeit haben wir alle gleich, ob arm oder reich, angestellt oder selbstständig.

Und wir alle können selbst über ihren Verbrauch verfügen!

Okay, ein Angestellter hat feste Arbeitszeiten, die er nicht immer selbst koordinieren kann. Aber dabei handelt es sich um 1/3 des Tages. Über den Rest verfügt auch er selbst.

Zeitplanung ist wichtig für das Selbstmanagement

Zeitplanung muss sein, um unsere Zeit so effizient wie möglich zu verwenden und dabei nicht über unsere Grenzen zu gehen. Indem wir uns zum Beispiel am Abend vorher Gedanken machen, was für den nächsten Tag das Wichtigste ist.

Einige der wichtigsten Tools und Methoden der Zeitplanung sind

• Die wichtigsten Aufgaben des Tages zu erkennen und sofort damit zu starten.
• Die großen Projekte in Schritte und Häppchen zu unterteilen, damit sie machbar werden.
• Wirkliche Pausen zwischen den Arbeitsblöcken zu machen, auch unserer Gesundheit zuliebe.

Und ganz wichtig für alle Methoden: Möglichst alle Störungsquellen ausschalten und fokussiert arbeiten.

Es geht um viel mehr

Möchten Sie lernen, wie Sie möglichst viel auf einmal erledigen und selbst aus kleinsten Lücken Ihres Arbeitstages noch einen Effekt rausholen?

Dann sind Sie hier falsch. Mit Selbstmanagement oder Selbstführung hat das rein gar nichts tun. Sie setzt auf effiziente, statt auf effektive Handlungsweisen.

Die 2014 erschienene OECD-Studie über die Korrelation von Arbeitsstunden und Output zeigt, dass ein Angestellter circa vier Stunden und ein Selbstständiger circa sechs Stunden am Tag produktiv arbeitet.

Das reicht nach dem PARETO-Prinzip auch völlig aus, um die wichtigsten Aufgaben anzupacken. Zu viele Überstunden werden in dieser Studie als reine Zeitverschwendung bezeichnet.

Im Klartext heißt das, mehr Arbeitsstunden führen nicht pauschal zu mehr Ergebnis. Gutes Selbstmanagement bedeutet, dass Sie eine gute Balance zwischen produktiver Anspannung und erholsamer Entspannung finden.

Wichtig ist dabei, die Tätigkeiten in den produktiven Phasen mit einem möglichst hohen Wirkungsgrad zu versehen. Effizienz ist eben etwas ganz anderes als Effektivtät.

Um es mit der jüngeren Generation zu sagen: Arbeiten Sie lieber smart, statt hart.

Verlieren Sie das Wesentliche nicht aus den Augen

Erfolgreiches Selbstmanagement soll Ihnen wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens geben.

Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, für die Arbeit zu den wichtigsten Dingen gehört. Das ist natürlich in Ordnung.

Die durch ein besseres Selbstmanagement gewonnene Zeit, könnten Sie aber genauso gut mit Ihren Kindern oder Ihrem Partner verbringen. Vielleicht lesen Sie einfach mal wieder ein schönes Buch.

Zeitplanung ist Prioritätenmanagement

Wir haben zwar alle dieselbe Menge an Tageszeit zur Verfügung, aber dennoch ist diese für jeden von uns Menschen begrenzt.

Deshalb ist es so wichtig, das Richtige in dieser begrenzten Zeit zu tun. Das, was uns tatsächlich voran bringt.

Jetzt werden Sie fragen: „Und was tue ich mit dem Tagesgeschäft?“

Ich habe eben mit einer Freundin telefoniert, die Allgemeinmedizinerin ist. Sie sagte mir lachend: „Gutachten und so lasse ich immer bis zur 2. Erinnerung liegen. Oft sind sie dann gar nicht mehr wichtig.“

Ja, tatsächlich verschwinden die „nicht wichtigen“ Dinge wieder aus unserem Fokus. Was lange genug auf der Prioritätenliste nach hinten geschoben wird, sollte weggeworfen werden. Ein unglaublich befreiendes Gefühl.

Zeitplanung wird am besten nach dem EISENHOWER-Prinzip durchgeführt. Dort werden die anstehenden Aufgaben in vier Quadranten aufgeteilt.

Kurz gesagt, schaffen wir uns Aufgaben im I. Quadranten der Notwendigkeiten, dem „Wichtig-Dringenden“ meist dadurch, dass wir uns viel zu selten im II. Quadranten der Qualität aufhalten, den „Wichtig-Nicht dringenden“ aufhalten.

Dort erarbeiten wir Strategien und bereiten wir Projekte vor. Wir klären unsere Werte. Leisten echte Beziehungsarbeit und planen unsere Erholung. Hier üben wir Selbstverantwortung für unser Leben aus. Das ist wichtig für unser Selbstmanagement.

Wenn wir das verstanden haben, brauchen wir uns gar nicht mehr über den III. Quadranten der Täuschung oder gar den IV. Quadranten der Verschwendung zu unterhalten.

Vergessen Sie also das Wesentliche im Leben nicht!

Selbstmanagement hängt stark von der Fähigkeit ab, die Zeit richtig zu planen, und Zeit lässt sich nicht managen, Zeit muss nach Prioritäten geplant werden.

Bildnachweis: Pixabay.com; Annette Kunow

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